Отгрузка товара

Как правильно принимать и отгружать со склада

Когда вы занимаетесь производством и продажей товара, либо закупаете эксклюзивные бренды у определенного поставщика. Вам необходимо знать, как правильно принимать и отгружать товары со склада.

Если вы только что открыли свой бизнес или у вас уже есть существующее предприятие, важно уделять внимание правильно поставленному процессу и деталям. Мы хотели бы поделиться своим опытом и рассказать всем, кому это необходимо правильный подход к процессу приема и дальнейшей отгрузки товара со склада.

Правильное оформление документов

Первое что нужно знать: какие документы необходимы для оформления прихода товара на ваш склад. Правильно оформленные документы позволяют контролировать остатки избегать пересортицы и избежать различных проблем при дальнейшем движении товаров. Представьте, что вы принимаете товар от своего поставщика, чтобы в дальнейшем отправить его своему второму контрагенту. Если вы совершили ошибку при приеме, у вас возникнут расхождения в количестве товара и при неверном заполнение документов на вашей стороне останутся убытки. Чтобы вы знали, как застраховать себя от проблем такого рода, мы поделимся своим опытом и расскажем много полезного.

Оформление документов

• Чтобы работник вашей компании мог принимать товары на складе, его необходимо сделать материально-ответственным лицом, принять на соответствующую должность. Например, это может быть управленческая должность на складе. Кроме этого, назначенного сотрудника необходимо выписать доверенность на прием товаров от лица вашей компании. Таким образом новый начальник склада будет понимать возложенную на его плечи ответственность, принимать товары, оформлять документы – приходные накладные, расписывать в документах и ставить печати. При таком подходе руководителю компании нет необходимости лично принимать участие в приемке товаров на склад, проверять и подписывать документы. На сотруднике склада полная ответственность за прием товара, в том числе и материальная.
• Если случается так, что ответственного сотрудника нет на месте в момент приема товара, а товар необходимо принять срочно, то можно временно делегировать эти полномочия другому работнику, выписав на него доверенность по форме М-2. Таким образом он сможет подстраховать своего коллегу и компанию в целом. И бизнес-процесс приема товаров не остановится. При таком подходе к приему товаров создается правильно работающий бизнес-процесс, а время руководителя освобождается для других важных дел.
• Приемка товаров в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Правильное оформление приемки товаров означает использование форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
• В октябре 2013 года ФНС России разработала и представилауниверсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры, документ может заменить собой два предыдущих. Компании могут использовать его для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо как первый документ, объясняющий происхождение товаров. Если вы принимаете товар на склад с использованием УПД, то для вас он становиться унифицированным, и вы не должны применять практически ничего другого кроме, транспортной накладной от вашего контрагента.
• Если вы собираетесь принимать товары классическим способом, то главным документом здесь будет являтьсятоварная накладная ТОРГ-12. Если на ваш склад товар доставляется силами вашего контрагента, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика.
• Вы получили товар на склад, убедились, что с ним все хорошо и на него есть сопроводительные документы. Теперь нужно проверить, правильность их заполнения: проверьте количество (необходимо чтобы количество товаров в документах совпадало с реальным), артикулы, название контрагентов и компаний, и другую важную информацию. Если все сходиться и совпадает, то ответственный сотрудник может смело ставить свою подпись и печать компании.

Что делать при приеме товара ненадлежащего качества?

Поздравляем, вы приняли товар на ваш склад. Но возникает вопрос: что необходимо сделать если бы при приеме вы обнаружили недостаток товара или поврежденный/некачественный товар?

• Если, принимая товар вы обнаружили расхождения, например, вместо 30 единиц товара фактически перед вами 15, то в накладной ваш ответственный сотрудник должен сделать соответствующую отметку: вычеркнуть заявленное количество и вписать реальное. Если позиции и вовсе отсутствуют, то вычеркивается строка целиком. Также необходимо внести аналогичные корректировки в счет-фактуру.
• Если, при приемке товара ваш сотрудник понимает, что реальное качество товара отличается от заявленного, то необходимо отказаться от товара, и составить акт по форме ТОРГ-2.

Поздравляем вас еще раз! Теперь вы знаете, что делать в случае приема товара надлежащего и ненадлежащего качества.

Правильная отгрузка товара со склада

Давайте разберемся, как правильно осуществить отгрузку товара с вашего склада.

Правильная отгрузка товара с вашего склада – правильно оформленные документы. Представьте, что вы договорились о реализации партии и отгружаете товары вашему контрагенту, либо маркетплейсу. Для этого необходимо составить договор поставки, подготовить акт-прима передачи, корректно заполнить другие документы и совершить отгрузку по определенной технологии. Давайте разбираться с каждым пунктом по порядку:

• Договор поставки – базовый документ, регулирующий отношения между контрагентами. По своей базовой сути поставка – продажа товара. Значит в договоре вы должны прописать наименование продукции, описание, технические характеристики, соответствие техническим условиям, ГОСТ, сертификату соответствия и каталогу поставщиков (если это необходимо). Кроме этого, вы должны прописать единицы измерения товаров (в штуках или денежном эквиваленте). Еще одна важная часть договора – комплектация товара, срок поставки и цена.
• Спецификация к договору поставки. В этом документе вы прописываете детали сформированного заказа: количество мест, детальные характеристики товарных позиций, содержание коробок и т.д.
• Необходимо правильно упаковать и промаркировать коробки, чтобы у принимающей стороны не было сомнений в профессионализме контрагента. Также это позволит вам уладить ряд конфликтных ситуаций, если при приеме контрагент обнаружит вскрытые коробки. Например, если при доставке вы пользуетесь услугами стороннего перевозчика будет понятно, что коробки были вскрыты на его стороне и можно будет предъявлять претензию.
• Точно определить количественные характеристики поставки товара (его вес, количество коробок и т.д.).
• Передать продукцию, которая по качеству и комплектности соответствует установленным требованиям.
• Четко и правильно оформить документы, удостоверяющие качество и комплектность, отгрузочные и расчетные документы и проверить соответствие данных, указанных в документах, фактическим.
• Передать документы принимающей стороне или выслать их, в зависимости от условий договора поставки.
• Соблюсти правила погрузки и крепления, действующие на транспорте.

В завершении вы должны оформить акт-приема передачи для перевозчика вне зависимости пользуетесь вы услугами внешней компании или осуществляете доставку собственным подразделением логистики. В этом случае руководство компании будет знать, что при отгрузке товара складское подразделение осуществило свою работу правильно и в соответствии с графиком.

Следуйте нашим советам, наш опыт поможет вам осуществлять правильную приемку и отгрузку товара.

Договор поставки — это наследие советских времён и плановой экономики (в плане термина). Поставка — это купля-продажа товара между субъектами предпринимательства, обычно партиями.
Доставка — одна из возможных обязанностей продавца (поставщика), причём не только по договору поставки, но и по обычной купле-продаже. Обязанность по доставке товара означает, что продавец должен переместить товар в обозначенное договором место. Исполнение, т.о., производится по месту нахождения покупателя или в ином указанном им месте. Противоположностью доставки является институт выборки, предполагающий обязанность покупателя явиться в указанное в договоре место (склад поставщика) и «выбрать» товар. Поставщик в этом случае выдаёт товар на своём складе покупателю, а последний «своими силами» перемещает его куда надо. В связи с этим распределяются и риски.
Если на поставщика-продавца возложена обязанность по доставке товара, то он может это сделать своими силами, а может нанять третье лицо — перевозчика. В любом случае доставка считается действиями поставщика и не освобождает его от ответственности перед покупателем.

В процессе производственной деятельности каждое предприятие располагает фондами обращения, обслуживающими сферу обращения. К фондам обращения относятся готовая продукция на складах (в емкостях) предприятий в процессе ожидания отгрузки, продукция отгруженная, но еще не доставленная потребителям или не оплаченная ими, а также денежные средства предприятия, находящиеся на его расчетном счете в банке, и средства в расчетах.  

Основная задача указанных управлений — реализация фондов на материальные ресурсы, выделяемых предприятиям, стройкам и организациям, расположенным в районе деятельности управлений, осуществление контроля за выполнением планов межотраслевых кооперативных поставок и за отгрузкой продукции в другие районы, а также совершенствование форм материально-технического снабжения и по-  
Изучение выполнения плана по объему реализации следует сочетать с анализом плана по выпуску и отгрузке продукции потребителям.  
В условиях устойчивого развития специализации производства и усложнения межотраслевых и внутриотраслевых связей лго-пые их нарушения ощутимо и отрицательно отражаются на работе п экономике предприятий, связанных между собой кооперацией. Даже незначительное по срокам и ассортименту нарушение. графика отгрузки продукции может привести к существенным затруднениям в работе предприятий-смежников. Невыполнение плана по кооперированным поставкам одним предприятием может привести к целой цепочке срывов выполнения плана на других предприятиях, связанных между собой кооперацией.  
Оценка выполнения плана поставок и обязательств производится не по выпуску, а по отгрузке продукции. Предприятие-изготовитель обязано заботиться не только о производстве, но и об отгрузке продукции покупателю в обусловленный договором срок.  
Для контроля за отгрузкой продукции отдельным фондодержателям рекомендуется вести оперативную ведомость или журнал следующей формы (табл. 3.19).  
Вовремя проведенный анализ плана по отгрузке продукции поможет раскрыть факторы, повлиявшие па уровень выполнения плана реализации продукции в отчетном периоде, а также выявить имеющиеся резервы по дальнейшему росту объема реализации.  
Для равномерного выполнения плана реализации продукции важное значение имеет ритмичная работа предприятия, своевременное оформление расчетно-платежных документов на отгруженную продукцию и сдача их в Госбанк на инкассо. Контроль за своевременной обработкой платежных документов, их предъявлением банку и поступлением средств от покупателя на расчетный счет или специальный ссудный счет, как правило, возлагается на финансовый отдел предприятия, ответственность же за разработку графика отгрузки продукции и его выполнение — на отдел сбыта предприятия, за ритмичный выпуск продукции, своевременную ее сдачу на склад — на выпускающие цехи производства, за увязку плана выпуска продукции с графиком ее реализации — на производственный и плановый отделы.  

II.2 — организация подготовки производства II.3 — организация материально-технического снабжения производства и обеспечение ритмичной работы цехов 11.4 — организация производственного учета и отчетности 11.5 — определение условий обеспечения нормального ведения технологического процесса II.6 — контроль за состоянием измерительной техники, его анализ и совершенствование II.7 — определение уровня организации хранения, транспортирования и реализации (в том числе организация сбора, обработки и анализа дефектов на стадиях производства) II.8 — обеспечение ритмичной и качественной отгрузки продукции II.9 — определение уровня проведения технологических процессов и организация исследований по разработке новых технологических процессов 11.10 — анализ обеспечения производственной и трудовой дисциплины 11.11 —обеспечение высокой культуры производства 11.12 — анализ использования оборудования и простоев производства, разработка мероприятий по обеспечению ритмичности производства и повышению коэффициента использования оборудования II 1.1 — контроль качества продукции и НТД II 1.2 — анализ дефектов продукции на стадиях ее изготовления, хранения, доставки потребителю II 1.3 — анализ производственных дефектов и внутризаводского брака II 1.4 — проверка правильности учета брака цехами III.5—изучение и организация входного контроля сырья, полуфабрикатов и др. III.6 — изучение организации, оснащенности и достоверности технического контроля, полноты выполнения контрольных операций II 1.7 — изучение и периодический контроль состояния качества продукции, выпускаемой методом самоконтроля III.8 — определение уровня методов контроля продукции по стадиям производства и их совершенствование II 1.9 — совершенствование организации бездефектного изготовления продукции и сдачи ее ОТК с первого предъявления ШЛО — контроль выполнения мероприятии по повышению качества выпускаемой продукции II 1.11 — контроль за соблюдением режимов, технологической дисциплины IV. 1 — определение экономической эффективности от повышения качества продукции IV.2 — изучение и совершенствование системы морального и материального поощрения за выпуск продукции отличного качества IV.3 — организация соцсоревнования по вопросам качества IV.4 — разработка показателей оценки качества труда исполнителей для различных категорий работников служб, цехов, внедрение СБТ IV.5 — изучение взаимного влияния экономических факторов и показателей качества продукции V.1 — проведение систематического анализа состояния комплектации, подготовки и повышения квалификации рабочих и ИТР V.2 — учет и анализ движения кадров V.3 — пропаганда передовых методов труда, движений коллективов цехов, служб и отдельных исполнителей V.4 — организация школ передового опыта V.5 — организация обучения кадров основам стандартизации и управления качеством продукции VI. 1 — анализ взаимоотношений завода по качеству с поставщиками сырья, вспомогательных материалов, тары, оборудования, средств измерений VI.2 — анализ взаимоотношений с потребителями продукции завода VI.3 — регламентация взаимоотношений с потребителями VII.1—метрологическое обеспечение единства мер и достоверности измерений VII.2 — анализ состояния измерений VII.3 — метрологическая экспертиза проектной, конструкторской, технологической документации VII.4 — правила организации текущего обслуживания и ремонта средств измерений VII.5 — метрологический надзор за средствами измерений на заводе VII.6 — аттестация средств измерений и испытаний  

В балансе рассматриваемые счета будут отражены так, как показано в табл. VII. 12. Из баланса видно, что фактический запас готовой продукции на складе за месяц снизился на 20 тыс. руб. (200—180). Однако, если принять, что норма запаса равна 165 тыс. руб., он все же превышает норматив на 15 тыс. руб. (180—165). Предприятию необходимо увеличить отгрузку продукции покупателям и тем самым довести фактические остатки до норматива. Уменьшились остатки отгруженной, но еще не оплаченной продукции (товаров) с 240 до 200 тыс. руб., что свидетельствует об ускорении расчетов с покупателями.  
Пр г1 задержке отгрузки продукции предприятием-изготовителем по транзитным поставкам территориальный орган Госснаба СССР обязан в согласованные сроки осуществлять отпуск продукции за счет других источников в необходимом количестве и ассортименте, обеспечивающих ритмичную работу предприятия, с зачетом этой продукции в поставку.  
Финансовый контроль должен обеспечить получение максимальных конечных результатов при наименьших затратах, т. с. эта функция связана с режимом экономии и хозяйственным расчетом. Он включает контроль за выполнением плана по прибыли и ее правильным распределением, своевременной отгрузкой продукции потребителям и получением от них средств за эту продукцию, состоянием и использованием оборотных средств и т. п.  
Технический контроль представляет собой деятельность, направленную на проверку соблюдения нормативов качества продукции и обеспечивающих его условий производства. Проверка качества сырья, материалов и продукции на протяжении всего периода их движения и контроль технологического процесса на каждом этапе переработки сырья создают предпосылки для получения продукта стандартного качества на следующем этапе. Техническим контролем должны быть охвачены сырье и материалы, технологический процесс, полуфабрикаты, продукция, тара и упаковка, отгрузка продукции.  
Сбыт продукции производственно-технического назначения осуществляют в два этапа. На первом проводят поставки, т. е. отгрузку продукции потребителям, на втором — реализацию, т. е. оплату поставленной продукции. Сбыт продукции считается завершенным, когда он прошел оба эти этапа. Если поставка продукции потребителю представляет собой действие, целиком зависящее от поставщика и осуществляемое им, то реализация продукции поставлена в зависимость от потребителя (получателя) и им осуществляется. Поэтому оба эти этапа сбыта должны так протекать, чтобы и поставщик и получатель были взаимно заинтересованы в их нормальном осуществлении. Для этого необходимо, чтобы поставки продукции проводились ритмично, комплектно, качественно. Кроме того, необходимо, чтобы грузополучатель не нарушал условий приема, оформления и сроков оплаты поступившей продукции.  
КИП и рабочие, связанные с замерами, перекачкой, хранением и отгрузкой продукции и др.  
По различным причинам (недостаток сырья, затруднения с отгрузкой продукции и т.д.) оборудование часто недогружено, между тем расход энергоресурсов не всегда снижается синхронно со снижением загрузки оборудования. Это лее относится и к режимам работы оборудования на рециркуляции. Поэтому необходимо в проектных решениях, а также в системах автоматического регулирования предусматривать автоматическое снижение расхода энергоресурсов синхронно со снижением загрузки оборудования.  

Главным звеном в системе является служба сбыта, обеспечивающая сбор (получение) заказов потребителей готовой продукции, прогнозирование спроса, формирование портфеля заказов, своевременное и качественное распределение и отгрузку продукции потребителям, контроль за выполнением договорных обязательств.  
План сбыта нефти и нефтепродуктов служит основанием для отгрузки продукции потребителям в соответствии с заявками на транспортные средства. Этот план тесно связан с производственной программой предприятия и финансовым планом. Правильно составленный план сбыта нефти и нефтепродуктов позволяет обеспечить надежное и ритмичное снабжение потребителей, создавая условия для наиболее равномерной загрузки транспортных магистралей.  
Ранее уже отмечалось, что своевременно, т.е. в месяц продажи, на расчетный счет и в кассу АО Красная игла поступает лишь 10% всего объема продаж, т.е. оставшиеся 90% выручки текущего месяца предприятие получает в последующие периоды 50% дебиторской задолженности погашается через месяц после продажи, а вторая половина—спустя два месяца после отгрузки продукции и выставления покупателю счетов.  
Существует возможность учета продаж по двум методикам на дату оплаты продукции или на день отгрузки и предъявления расчетных документов к оплате. На промышленном предприятии холдинга учет продаж ведется вторым способом, т.е. по мере отгрузки продукции и предъявления расчетных документов в управленческом учете составляется запись  
Сводная таблица отгрузки продукции  
Построение графика разброса представляет собой процесс нанесения на график фактических затрат за некоторый период в зависимости от объема производства за этот же период. На рис. 8.1 показана зависимость фактической месячной заработной платы работников отдела отгрузки продукции от нормативных трудозатрат производственных работников предприятия. График разброса позволяет получить наглядное представление, но он не дает количественного измерения тесноты связи между фактическими затратами и фактическим объемом производства. Это и не является целью данного метода. Однако он показывает, существует ли какое-либо соотношение между независимой переменной х и зависимой переменной у.  

Рис. 8.1. График разброса заработной платы работников отдела отгрузки продукции

Допустим, что требуется определить, какой из двух показателей в большей степени связан с заработной платой вспомогательных рабочих, т. е. заработной платой всех рабочих отдела отгрузки продукции сыроваренного завода. Требуется составить гибкую смету для контроля расходов на доставку продукции. Вначале нужно спросить, что думает по этому поводу руководитель отдела отгрузки продукции. Можно задать следующий вопрос Ольга, вот ведомость заработной платы вашего отдела отгрузки продукции за прошлый год. Что определяет размер расходов вашего отдела за каждый месяц Она может отве-  
Если анализируемые расходы имеют очень слабую корреляцию с каким-либо одним контрольным показателем сметы, то использование нескольких показателей позволит лучше описать изменение величины интересующих нас расходов. Например, вполне возможно, что в отделе отгрузки продукции некоторая комбинация количества отгруженной продукции в килограммах и числа обработанных заказов может оказаться значительно лучшей независимой переменной для  

Ответ на этом вопрос зависит от характера отчета или требуемой информации. Например, обычно подается ежедневный отчет об отклонениях от нормативной производительности ферментационной установки. Ежедневные отчеты об отгрузке продукции также являют-  
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному но сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.  
Объем реализации продукции определяется или по отгрузке продукции покупателям, или по оплате (выручке). Может выражаться в сопоставимых, плановых и действующих ценах. В условиях рыночной экономики этот показатель приобретает первое теменное значение. От того, как продается продукция, какой спрос на нее на рынке, зависит и объем ее производства.  
Однако, если принять, что норма запаса равна 165 тыс. руб., он все же превышает норматив на 15тыс. руб. (180— 165). Предприятию необходимо увеличить отгрузку продукции покупателям и тем самым довести фактические остатки до норматива. Уменьшились остатки отгруженной, но еще не оплаченной продукции (товаров) с 240 до 200 тыс. руб., что свидетельствует об ускорении расчетов с покупателями.  
Специфической особенностью горнодобывающих предприятий является непрерывное перемещение основных рабочих мест (забоев) по территории поля. Рабочие места предприятий большинства других отраслей стационарны, неподвижны. Рабочие места горного предприятия непрерывно движутся, перемещаясь в зоны с совершенно различными горнопроизводственными условиями. Забои связаны с конечным пунктом отгрузки продукции потребителю десятками различных производственных коммуникаций. При перемещении забоя происходит их непрерывная перестройка. Говорить о стабильности производственного процесса предприятия в этих условиях нелепо. Точнее стабильность не достигается в этих условиях автоматически, раз навсегда, при начальном создании предприятия. Она требует непрерывного проведения специальных мер. Изыскание и осуществление этих мер относится к числу главных задач инженерного персонала любого горного предприятия, а оценка наивыгоднейших вариантов — обязанность работников экономических служб.  
В пределах интервала отгрузки происходит постепенное накопление продукции до величины отгружаемой партии. Этот запас называется текущими изменяется в пределах, ограниченных размерами отгружаемых партий. Среднее значение текущего запаса находят делением пополам максимального запаса. Кроме текущего, запасы готовой продукции состоят из подготовительного и страхового. Подготови-тельныйзапас определяет время для организации отгрузки продукции потребителю, т. е. для осуществления таких операций, как комплектование партии отгрузки, погрузка, оформление отгрузочных документов и ожидание отправки транспортных средств. Страховой запас зависит от необходимости создания резервов удовлетворения срочных запросов и предполагает обеспечение потребителей при возможных нарушениях по разным причинам сроков и размеров производства данного материала у поставщика.  
На основании данных о специализации предприятий-изготовителей, их производственных мощностей и размещения союз-главснабсбыты осуществляют прикрепление к поставщикам и разнарядку продукции. Потребители получают наряды-заказы на необходимую им продукцию, а поставщики — планы производства и отгрузки продукции.  
Ниже приводится пример использования метода наименьших квадратов для построения фафика линейной зависимости на основе представленных выше данных. Зависимой переменной является заработная плата рабочих отдела отгрузки продукции. Независимой переменной является количество отфуженной продукции в килограммах.  
Оперативный анализ производства и отгрузки продукции осуществляется на основе расчета, в котором отражаются плановые и фактические сведения о выпуске и отгрузке продукции по объему и ассор-