Заверение документов по доверенности

Пунктом 1 статьи 26 Налогового кодекса Российской Федерации установлено, что налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Кодексом. В соответствии с пунктом 3 статьи 29 Кодекса уполномоченный представитель налогоплательщика — организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации. Согласно пункту 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. При подписании жалобы уполномоченным представителем юридического лица к жалобе должен быть приложен оригинал доверенности или ее заверенная копия. Исходя из пунктов 2.1.29 и 2.1.30 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28, следует, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. В случае представления в налоговый орган копии доверенности на представление интересов юридического лица необходимо руководствоваться порядком заверения организациями копий документов, указанном в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Так, в пункте 3.25 указанного ГОСТа указано, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. В соответствии с пунктом 3.26 указанного ГОСТа при заверении соответствия копии документа подлиннику проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Таким образом, представляемая в налоговый орган копия доверенности должна быть заверена уполномоченным лицом и иметь иные необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Управление просит Вас оценить работу своей Инспекции. Замечания и пожелания помогут устранить недостатки в работе, а также отметить (поощрить) тех, кто работает отлично. Открыть анкету

каз Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X
«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями,
учреждениями и организациями копий документов, касающихся
прав граждан»
Президиум Верховного Совета СССР постановляет:
1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
3. Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., N 17, ст. 144; 1980 г., N 11, ст. 192).
5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.
6. Признать утратившим силу Постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина» (СЗ СССР, 1937 г., N 37, ст. 149).

Мы не рабы. Рабы немы.

Общие сведения, законодательное регулирование

В крупных компаниях руководители просто физически не могут заверить все копии бумаг, которые производятся в фирме, поэтому эти полномочия передают работникам, деятельность которых связана с данными документами. Это могут быть бухгалтера, руководство отдела кадров, канцелярии др.

Данная доверенность может понадобиться при заверении бумаг, которые необходимо отправить в какие-либо государственные органы или выдать сотрудникам компании.

Внимание! Такой способ передачи прав также может использоваться у индивидуальных предпринимателей.

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от юрлица не требуется заверять нотариально, достаточно только подписи главы компании или иного уполномоченного лица. Доверенность от индивидуальных предпринимателей заверяют нотариально, поскольку они являются физическими лицами.

Нужно обязательно указать дату составления документа, в противном случае он будет ничтожным, как указано в ч. 1 ст. 186 ГК РФ. Кроме того, нужно указать срок действия документа. Доверенность без указания срока действия сохраняет свою силу всего 1 год, что указано также в ч. 1 ст. 186 ГК РФ.

Как составить доверенность

Оформлять доверенность нужно на фирменном бланке хозяйствующего субъекта, на листе формата А4. При написании текста пользуются стандартными фразами, используемыми в доверенностях.

Какая информация должна быть обозначена в бумаге:

1. Сведения о юридическом лице: название компании, юридический адрес, ОГРН, ИНН.
2. Название документа, дата и место его составления. Также необходимо указать номер, поскольку доверенность регистрируется в журнале выдачи доверенностей под этим номером.
3. Данные о том, кто передает полномочия: должность, ФИО, документ, на основании которого действует доверитель от лица компании.
4. Сведения о лице, которому доверитель передает полномочия: должность, ФИО, паспортные данные.
5. Полномочия, которые передаются доверенному лицу от компании, а также какие документы оно вправе заверять.
6. Срок доверенности. Если его не указать, то документ по умолчанию будет «работать» 1 год.
7. Подпись доверенного лица — работника и доверителя — главы компании.

После подписания доверенность регистрируют в журнале выданных доверенностей. Во время выдачи документа сотрудник должен расписаться в журнале в подтверждение получения.

К сведению! После того как срок действия доверенности закончится, работник должен вернуть ее в организацию, где ее должны хранить еще в течение 5 лет. к содержанию

Дополнительные правила оформления

Правила оформления также регламентируются законодательно. Специалисты рекомендуют придерживаться следующих рекомендаций:

• нужно придерживаться той последовательности составления, о которой говорилось выше
• только прописью указываются все цифры, включая даты
• в тексте нужно воспроизвести все пункты, имеющие отношение к данной сфере, и прописанные на законодательном уровне
• чем подробнее описываются передаваемые полномочия, тем лучше. При этом сами составители определяют, на протяжении какого времени документ сохраняет юридическую силу
• данные относительно лица, которому передаются полномочия, должны быть указаны максимально полно и точно. Это правило касается не только физических, но и юридических лиц, а также целых организаций
• перечеркивания и исправления в таких документах недопустимы
• последний этап оформления – заверение. За него отвечает либо нотариус, либо сотрудник организации, от имени которой оформляется документ. Нужно обязательно сверить копии и оригиналы документы

Можно сделать так, чтобы одни и те же полномочия передавались нескольким разным людям. Сами полномочия остаются одинаковыми. Нотариусу потребуются только паспорта от каждой из сторон, чтобы оформить все официально. Тексты заявлений и доверенностей нотариусы берут из шаблонов, проработанных заранее.

В каких случаях документ прекращает действие

Период действия документа – пункт, заслуживающий отдельного внимания. Ранее выданные доверенности можно отменять в любое время, по своему желанию. И сам сотрудник, на которого оформляется доверенность, имеет право отказаться от полномочий, возлагаемых на него. В такой ситуации считается, что документ досрочно прекратил свое действие.

Главное – заранее уведомить доверителя. Иначе в суде потом сложно будет доказать свою правоту. При отказе документ необходимо вернуть составителю сразу же.

3 полных года – максимально возможный срок действия для документов данной группы. Исключение – оформление доверенностей для совершения определенных действий за границей. Тогда документ сохраняет силу, пока составитель сам не отменит его.

Мнение эксперта Кузьмин Иван Тимофеевич Юрист-консульт с 6-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член ассоциации юристов. В тексте документа отдельно указывают срок, на который полномочия передаются адресату. Если время не было указано, то считается, что документ остается действительным на протяжении одного года.

В каких случаях действие документа прекращается:

• лицо, которому передали полномочия, признано полностью или частично недееспособным
• умер тот, кому полномочия передавались
• доверителя признали недееспособным либо ограниченным в своих возможностях
• смерть доверителя
• юридическое лицо, на которое оформлялось разрешение, прекратило свое существование
• существование прекратило юрлицо, от имени которого составлялась доверенность
• вторая сторона отказалась принимать на себя полномочия
• доверитель сам отменил сроки действия
• время действия документа истекло

Информация о самой передаче полномочий

Доверенности могут понадобиться для работы как внутри организации, так и для внешних отношений с партнерами. Потребуется составление дополнительного трудового соглашения, если ранее полномочия из доверенности не входили в обязанности сотрудника предприятия. Отдельно при желании определяется размер доплаты за выполнение соответствующих действий.

Как быть с передоверием полномочий

Это условие должно присутствовать в любой доверенности. Даже если требуется всего лишь заверять копии документов. Если данного условия нет, то полномочия можно будет передать третьему лицу только при выполнении особых условий. Это необходимо для защиты интересов доверителей, составляющих основной документ.

Необходимо отдельно описать полномочия, которые могут передаваться в порядке передоверия. Их не может быть больше, чем в основном документе. Помимо общих реквизитов, в данном соглашении требуется наличие информации о:

1. Том, сколько документ действует, если введен порядок передоверия.
2. Количеству полномочий, доступных для передачи таким способом.
3. Сроках действия и полномочиях, которые представляются основным документом.
4. Должности юрлица, если именно на него возлагают оформление документа.
5. Инициалах и должности того, кто удостоверил основной документ.
6. Реестровом номере, дате и месте оформления основной доверенности.
7. Инициалах и фамилии нотариуса, если он участвовал в заверении главной доверенности.

Всегда ли доверенности требуют заверения у нотариуса

Самая сложная ситуация складывается у индивидуальных предпринимателей. С одной стороны, они подпадают под те же правила, что и юридические лица. Можно предположить, что для издания официального документа достаточно личной подписи и печати. Но недавно требования к этой сфере деятельности изменились.

Нотариального удостоверения теперь требуют все доверенности, согласно которым представитель общается с налоговыми органами. По своему статусу ИП как налогоплательщики приравниваются к обычным физическим лицам.

Есть и другие документы, для которых законодательство требует заверения. Но именно заверение копий документов в этот список не входит. В большинстве ситуаций хватает доверенностей, для оформления которых используется простая письменная форма. к содержанию

Зачем нужна доверенность

Доверенность является документом, посредством которого одно лицо, называемое доверителем, передает другому лицу, называемому доверенным, право представлять какие-либо его интересы перед третьим лицом или лицами. Доверенности могут оформляться в простой письменной форме или нотариально.

В больших организациях генеральный директор, как правило, распределяет часть своих полномочий между другими сотрудниками из числа руководящего состава с целью снижения нагрузки и оптимизации рабочих процессов.

В соответствии со статьей 182 ГК РФ полномочия действовать от имени юридического лица физическое лицо приобретает:

• на основании документа уполномоченного государственного органа;
• на основании законодательства, например, если речь идет о руководителе ООО;
• на основании доверенности.

Поскольку в некоторых случаях генеральный директор физически может не иметь возможность заверять все копии документов, производимые организацией, логичным будет возложить эти полномочия на сотрудников, непосредственно работающих с этими документами.

Как правило, в качестве доверенного лица при оформлении доверенности на право заверения копий документов выступает начальник канцелярии, начальник отдела кадров, бухгалтер и т.п.

Когда могут потребоваться заверенные копии документов

Правильно заверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала, то есть позволяет ее владельцу совершать от своего имени или имени организации все те же действия, что он совершал бы с оригиналом на руках.

В некоторых случаях законодательство прямо запрещает организации выдавать на руки оригиналы документов вне установленных для этого случаях.

Например, оригинал трудовой книжки работнику может быть выдан только для предоставления в Пенсионный фонд. Во всех остальных случаях ему предоставляется заверенная копия.

Мнение эксперта Кузьмин Иван Тимофеевич Юрист-консульт с 6-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член ассоциации юристов. Заверенные копии документов могут потребоваться при оформлении договоров, при осуществлении представительства интересов организации в госорганах, в кадровом делопроизводстве и т.п. к содержанию

Что делать с доверенностью дальше

Оригинал доверенности после подписания ее всеми лицами и регистрации выдается доверенному лицу. Сведения о доверенности заносятся в журнал доверенностей предприятия, и при получении оригинала доверенное лицо проставляет в журнале дату и подпись.

После окончания срока действия или при отмене доверенность возвращается организации. Доверенности хранятся в организации в течение 5 лет после истечения их срока, после чего уничтожаются в установленном законом порядке.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

На производстве часто возникают ситуации, когда необходимо оформить доверенность, дающую временное право заверения копий документов. Правильное оформление подобного рода документов позволит передать на время соответствующие права конкретному человеку и не нарушить регламент работы предприятия. В данной статье будут рассмотрены основные вопросы касательно такого рода доверенности.

Автор статьи Кузьмин Иван Тимофеевич Юрист-консульт с 6-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член ассоциации юристов. Следующая ЗаконыДоверенность на получение дубликата свидетельства о рождении Отличная статья 0