Юридическая сила документа

Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях , он должен обладать рядом элементов, наиболее важным из которых является юридическая сила этого документа.

Юридическая сила документа- это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Требования законности документа включают соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решений по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопросов; необходимости предварительного согласования вопроса другими организациями или подразделениями.

Не менее важное влияние на приобретение документами юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам).

Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для доку­ментов, определенных нормативными правовыми актами). Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предпри­ятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:

В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный харак­тер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книж­ки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями. За подделку и распространение таких документов предусматри­вается уголовная ответственность.

Неотъемлемая часть многих документов — печать или штамп. Подделка, изготов­ление и сбыт поддельных печатей и штампов также запрещена законом.

Подлинность подписей должностных лиц на документах за­веряется печатью. На многих документах финансового характе­ра проставление печати является обязательным.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербо­вая печать следующий:

АКТЫ (приёма законченных строительных объектов, обору­дования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помеще­ний, производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических соору­жений; капитальное строительство; технические и т.д.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ и ОТЗЫВЫ (организаций на диссертации и ав­торефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию);

ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

НОРМЫ РАСХОДА (на драгоценные металлы);

ОБРАЗЦЫ (оттисков печатей и подписей работников, име­ющих право совершения (ринансово-хозяйственных операций);

ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, предос­тавление услуг и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ о министерствах (ведомствах);

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк); на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

ПРОТОКОЛЫ (согласования планов поставок и т.д.);

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);

СМЕТЫ РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, подготовку и освоение производства новых изделий, калькуля­цию к договору, капитальное строительство и т.д.);

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.);

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использо­вание бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;

УСТАВЫ ПРЕДПРИЯТИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ (и изменения к ним).

Если в организации отсутствует гербовая печать, на докумен­тах ставится простая круглая печать.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи.

Подлинный документ(подлинник, оригинал) — это первый или единственный экземпляр официального документа.

При распечатке электронного документа на лазерном принтере все экземпляры имеют одинаковый «подлинный” вид. Однако подлинником будет считаться только тот, который подписан должностным лицом и на котором (если это необ­ходимо) стоит подлинная печать. Остальные документы должны быть заверены уполномоченным лицом как копии.

В зависимости от важности документа и последствий подделки, закон предус­матривает как меры дисциплинарного воздействия (выговор, строгий выговор, увольнение и пр.), так и уголовную ответственность

Хищение, уничтожение, сокрытие или повреждение важных документов, а так­же бланков, печатей, штампов в государственных и общественных учреждениях и на предприятиях, совершенное из корыстных или низменных побуждений, ка­рается законом.

Такие меры способствуют нормальной работе с документацией и защищают пра­ва граждан и организаций.

Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ- рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть один человек (должностное лицо), два должностных лица (первоначальный составитель и лицо, правившее текст), несколько или много людей и более сложный путь его создания: в качестве основы отпечатывается первоначальный проект текста, затем разные его экземпляры правятся разными людьми, затем эта правка сводится в один экземпляр с правкой (сводный черновик).

Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа- первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями. Подлинники чертежей — это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.»Подлинником документа на машинном носителе, — согласно ГОСТу, — является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником». Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма. Нередко параллельно с термином «подлинник» используется и термин «оригинал».

Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). В противоположность подлинным существуют подложные,фальсифицированные документы. Обычно выделяют несколько видов такого рода документов:полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.) ичастично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. «interpolatio»: изменение, искажение) — слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки.

В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются:

• подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путём рисования);

• подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

• травление (удаление текста путём обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щёлочью, окислителем);

• смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

• дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

• подделка подписей (методом рисования, копирования);

• поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путём копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

• замена фотографий (наиболее распространённые приёмы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

• замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.)

С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путём удаления или вклеивания их частей и т.д.

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др. К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты. Во всех странах подделка документов преследуется по закону.

Копия документа- это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы».Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст.

Существует множество видов копий:

• отпуск- это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;

• дубликат- повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;

• выписка- копия части документа;

• копия с копии- создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

• авторизованные, т.е. удостоверенные автором;

• заверенные- копии, удостоверенные должностным лицом.

Заверенная копия- это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

• федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
• федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
• приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

• соответствие формату, утвержденному государством,
• передача документов в соответствии с регламентом,
• квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

1. Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
2. Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ «Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

Носителем инфор­мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу­ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп­равленческого решения, его доведения до непосредствен­ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ­ленческим документам, — официальность, достовер­ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. услови­ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на­стоящее время бесспорность и обязательность докумен­та также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат спо­собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри­дическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обяза­тельность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж­дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива­ются от нее.

Одни документы, например правовые акты феде­ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар­битражные акты, договорная документация, изначаль­но обладают юридической функцией, устанавливая, за­крепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использова­ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен­ческой деятельности юридическая сила документа обес­печивает его официальность для работников, как дан­ной управленческой системы, так и всех иных струк­тур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа — это свойство, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающее док-т, обязаны:

— соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

— издавать документы только в пределах своей ком­петенции;

— соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Т.о., юридическая сила док-та опре­деляется и содержанием, и формой док-та. Для определенных видов документов в действую­щих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Для придания документу юр. силы необходимы след. реквизиты:

— наименование орг-ции — автора док-та;

— наименование вида док-та;

— дата документа;

— рег. номер док-та;

— текст;

— подпись;

— гриф утверждения;

— гриф согласования;

— печать.

Законодательные акты, определяющие порядок удостоверения электронных документов.

Итак, юридическую силу электронному документу придают:

— обязательные реквизиты;

— подтверждение полномочий создателя;

— подлинность и аутентичность.

Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами:

— Федеральными законами:

ФЗ «Об инф-ции, инфор­матизации и защите инф-ции». Он не только дает определения важ­нейших понятий в сфере инфор­мации, но и определяет цели за­щиты инф-ции, а также угро­зы инф-ции. Этот закон опр-ет докумен­тир-е как обязательное усло­вие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передавае­мого с помощью автомат. информац. и теле­коммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью.

В Законе РФ «О связи»воп­росы электронного документир-я и организации работы с электронными документами на­шли частичное отражение. Закон гласит, что развитие и обеспече­ние устойчивой и качественной работы связи является важней­шим условием развития обще­ства и деятельности государства. В соответствии с ним средства связи вместе со средствами вы­числительной техники составля­ют техническую базу обеспечения процесса сбора, обработки, накоп­ления и распространения инфор­мации.

Закон РФ «О гос. тайне» ввел опр-я еще 2 понятий, относящихся к про­блематике данной темы: о методах и ср-вах за­щиты секретной инф-ции; о гос. програм­мах и мероприятиях в области за­щиты гос. тайны.

Закон регулирует деят-ть орг-ций, предоставля­ющих услуги по распространению интегрированных автоматизиро­ванных систем делопроизводства (ИАСД), включающих в себя под­систему защиты инф-ции. Лицензия на проведение указанных работ выдается на ос­новании результатов специаль­ной экспертизы орг-ции и гос. аттестации ее руководителей, ответственных за защиту инф-ции, причем орг-ция должна выполнить ряд требований.

ФЗ «Об архи­вном деле в РФ» гласит, что электр. Док-ты могут быть отнесены к составу Арх. фонда РФ. Однако нормативные акты ар­х. ведомства лишь в самых об­ших чертах касаются вопросов при­ема на хранение, обеспечения сохран­ности, учета и описания электрон. док-в. Вопросы создания и ис­пользования электронных документов решаются некоторыми другими ве­домствами самостоятельно.

Создание электрон. правитель­ства фактически явл-ся основной целью ФЦП «Электрон. Россия», в связи, с чем некоторые положения программы посвящены организации электронного документооборота.

Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами:

Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с которым оформляются документы.

Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений.

Для электронных сообщений – ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения.

Электронный документ должен содержать:

— регистрационный номер;

— регистрационную дату;

— подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;