Табель это документ

2.5. Табель учета рабочего времени

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для оформления данных такого учета Госкомстатом России разработаны унифицированные формы № Т-12 (код по ОКУД 0301007) и № Т-13 (код по ОКУД 0301008). Данные унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. К сожалению, эти формы предназначены для учета использования рабочего времени на предприятиях, применяющих только повременную систему оплаты труда. При сдельной оплате труда предприятия самостоятельно разрабатывают формы первичных документов по учету выработки.

Табель учета использования рабочего времени применяется:

• для получения данных об отработанном работниками организации времени;

• для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

• для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени;

• для регистрации прогулов;

• для расчета заработной платы;

• для составления статистической отчетности по труду.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, часто – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

После составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год (п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 06.10.2000).

Если зарплата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один – для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой – во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не понесет.

Если же заработная плата выплачивается один раз в месяц, то в случае жалобы работников в Федеральную инспекцию труда на нарушение требований ст.136 ТК РФ виновное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, в более крупных – по структурным подразделениям. В заголовке обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

Форма № Т-12 заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, четким, ясным почерком, без помарок, подчисток, замазываний корректором. Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных). Исправления подтверждаются подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласовываются и подписываются всеми лицами, ответственными за содержание документа.

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки этого табеля могут иметь частично заполненные реквизиты, относящиеся к условно-постоянной информации в справочниках программы:

• структурное подразделение, цех (отдел), бригада;

• фамилия, имя, отчество;

• профессия (должность);

• табельный номер и т. д.

Форма табеля может изменяться в соответствии с принятой технологией обработки данных. В соответствии с Постановлением Госкомстата России № 1 при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Дополнительные графы рекомендуется вводить в табель тем организациям, чьи работники трудятся во вредных условиях. Работники, перечисленные в списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, получают дополнительный отпуск без оговорок.

Иные же, не поименованные в Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.

В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден. Но вопрос о том, каким образом это следует делать, законодательство не регулирует. Для учета времени работы во вредных условиях труда как раз подойдут дополнительные графы табеля.

Все вносимые в табель изменения должны быть оформлены на предприятии приказом. Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается.

Первый раздел формы № Т-12 (графы 1–6 № Т-13) называется «Учет рабочего времени» и представляет собой таблицу, где по горизонтали проставляются дни текущего месяца, а по вертикали приводится список фамилий сотрудников. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (№ Т-12 – графы 4—17; № Т-13 – графа 4) отведено две строки:

• в первой проставляются условные обозначений видов затрат рабочего времени, полный перечень которых приводится на титульном листе формы № Т-12;

• во второй – отражаются данные о количестве отработанных часов по каждому виду затрат рабочего времени.

Таким образом, эти данные позволяют контролировать количество отработанного каждым сотрудником времени, все случаи опозданий и неявок с указанием их причины, а также часы простоя и сверхурочной работы.

Статья 91 ТК РФ под рабочим временем подразумевает время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.

Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу. Но Постановление Госкомстата России № 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий сверхурочных часов и т. п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т. д.

Отдельно учитываются следующие виды отработанного времени:

• часы работы (дневные, вечерние);

• ночные часы работы;

• сверхурочные часы работы;

• часы работы в выходные, праздничные дни;

• часы, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. Ночным временем считается время с 22 часов до 6 часов (ст. 96 ТК РФ).

К сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ) относится работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Данные о ней вносятся в табель на основании списков лиц, выполнявших эти работы, которые составляет и подписывает начальник структурного подразделения, принявший решение о производственной необходимости сверхурочных работ. Руководитель сверхурочных работ делает в этих списках отметки о количестве часов, фактически проработанных каждым сотрудником сверх нормы.

Таким же образом оформляется учет часов работы в выходные и праздничные дни.

При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет компенсироваться работнику, в первой строке соответствующей графы табеля указывается «РП», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов.

Работа в выходной день оплачивается в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Основаниями для этого будут табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходной день получить другой день отдыха, то в соответствии со ст.153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя. В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится «В». В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон. Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. При этом днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда – день прибытия транспорта в это место. Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.

В те дни, когда работник находился в командировке (включая и выходной день), в первой строке табеля необходимо поставить «К» – буквенный код служебной командировки, а вторая строка не заполняется. В соответствии со ст.167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка.

Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. При этом в табеле отдельно учитываются следующие виды отпусков:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;

• отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др.;

• сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;

• дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

• отпуск по беременности и родам;

• частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;

• отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;

• отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации;

• отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.). Эти документы работники обязаны предоставить табельщику или уполномоченному лицу до окончания расчетного периода.

Например, если работник по телефону сообщил о болезни, при заполнении табеля до появления работника на работе в табеле проставляется буквенный код «НН» – неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). После предоставления больничного листка этот буквенный код исправляется на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь).

Отступления и нарушения установленного режима рабочего времени могут быть следующие:

• временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т» – временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности;

• неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и т. д.);

• часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством;

• простои не по вине работника;

• невыходы на работу с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий);

• прогулы (неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 3-х часов (непрерывно или суммарно) в течение всего рабочего дня, административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам);

• неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации;

• выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни;

• забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом);

• неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).

Итоговые данные по учету использования рабочего времени за месяц указываются в графах 8—17 раздела 1 формы № Т-12, а затем используются для расчета и начисления заработной платы. После заполнения раздела 1 формы № Т-12 (№ Т-13), документ подписывается ответственным за его ведение лицом, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Этот раздел может выступать как самостоятельный документ при раздельном учете использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Раздел 2 формы № Т-12 «Расчет с персоналом по оплате труда» предназначен для расчета заработной платы и заполняется работниками бухгалтерии. Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме № Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы.

Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной (за непроработанное время) заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством РФ. Заметим, что система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации. Однако, при этом условия оплаты труда, определенные трудовым договором, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

Четвертая страница формы № Т-12 содержит данные и показатели, необходимые для составления статистической отчетности по труду. При ее заполнении следует руководствоваться «Инструкцией по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной постановлением Госкомстата России от 7 декабря 1998 г. № 121.

При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой, если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы. При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали (а не болели, не были в отпуске, не прогуляли и т. п.).

Если в связи с неоднократными неисполнениями работником без уважительных причин трудовых обязанностей работодатель решает уволить работника (п. 5 ст. 81 ТК РФ), если работник к тому же имеет и дисциплинарное взыскание, то опоздание на работу при наличии дисциплинарного взыскания является законной причиной для такого увольнения. Но зачастую оказывается, что в день опоздания в табеле указано полное количество отработанных часов в рабочий день без какого-либо уменьшения на время опоздания. А объяснительных и докладных записок, приказов и записей в трудовую книжку увольняемого оказывается недостаточно, т. к. именно табель применяется для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени и для записи отработанного количества часов. Раз опоздание в табеле не отмечено, доказать его очень проблематично.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Табель учета рабочего времени представляет собой форму первичной учетной документации, которая позволяет фиксировать отработанное каждым сотрудником время. С помощью заполнения данного документа каждый работодатель может контролировать соблюдение установленного режима работы и получать всю информацию об отработанном времени. Как же выглядит этот табель, и в каком порядке заполняется, выясним далее.

Что это за табель?

Табель учета рабочего времени (далее – табель) – документ с поименным перечнем сотрудников отдела, службы или иного структурного подразделения, в который вносятся отметки об использовании рабочего времени в учетный период. Согласно ст. 84.1 Налогового Кодекса РФ, при подаче соответствующего запроса он выдается работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой.
Функции табеля как первичного учетного документа таковы:

• учет времени, отработанного или неотработанного наемным сотрудником;
• контроль соблюдения установленного режима работы (своевременность явки и ухода с работы, опоздания, преждевременные уходы, соблюдение обеденного перерыва и т. п.);
• сбор официальной информации об отработанном каждым сотрудником времени для расчета заработной платы или составления статистической отчетности по труду для органов статистики.

Благодаря табелю бухгалтер сможет подтвердить корректность расчетов заработной платы и компенсаций каждого сотрудника, а кадровик – отследить явки и при необходимости обосновать штрафы, наложенные на персонал.

Каждый табель основан на графике сменности или работы фирмы. В нем приводятся такие данные:

• продолжительность ежедневной работы или смены;
• время начала и окончания рабочего дня;
• количество смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

При этом нужно учитывать, что график формируется таким образом, чтобы количество рабочих часов соответствовало установленным нормам ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени:

• длительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю, причем для некоторых категорий работников данный показатель не может составлять больше более 36 или 35 часов в неделю (ст. 91, 92 ТК РФ);
• в течение рабочего дня или смены сотруднику нужно представить перерыв для отдыха и обеда, продолжительность которого не может быть меньше 30 минут, но и не больше 2 часов, причем данное время не учитывается как рабочее (ст. 108 ТК РФ);
• еженедельный непрерывный отдых не может составлять менее 42 часов (в отдельные недели при суммированном учете рабочего времени продолжительность еженедельного непрерывного отдыха может уменьшаться, однако в среднем за учетный период норма должна соблюдаться; ст. 110, 104 ТК РФ).

Сотрудника нужно включить в табель после приема на работу на основе соответствующего приказа или трудового договора. После приказа об увольнении его нужно исключить из поименного списка. Как правило, табельный номер уволенного работника остается свободным на протяжении нескольких лет.
Табель нужно хранить на протяжении 5 лет, однако, если условия труда тяжелые, вредные и опасные, то данный срок нужно увеличить до 75 лет.

Кто ведет табель?

В Указании по применению и заполнению форм первичных учетных документов отмечается, что табель должен составляться и вестись уполномоченным лицом. На нем обязательно должна стоять подпись руководителя подразделения и работника кадровой службы. Только такой документ может быть передан в бухгалтерию.
Таким образом, правила не определяют должность конкретного лица, который должен отвечать за ведение документа, поэтому руководитель может поручить любому сотруднику выполнение этой работы. Для этого он должен обязательно выпустить соответствующий приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если такой приказ отсутствует, то обязанность ведения табеля должна быть указана в трудовом договоре, иначе сотрудник может отказаться от выполнения данной работы.
Как правило, в крупных фирмах имеется специальный персонал, в обязанности которого также входит учет рабочего времени. Он заполняет форму на протяжении месяца, передает на подпись начальнику, который проверяет ее и ставит свою подпись, а после передает в бухгалтерию. В маленьких же организациях табель чаще ведется кадровым работником, который и передает его бухгалтеру.

Формы табеля и их отличия

Учет рабочего времени должен вестись вне зависимости от организационно-правовой формы и размера штата, о чем говорится в ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ.

Для этого могут быть использованы следующие формы – № Т-12 и № Т-13. Они утверждены Постановлением Госкомстата РФ 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Формы имеют одинаковое предназначение, но предполагают следующие отличия:
1. Форма № Т-13 преимущественно используется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме, поэтому применяется в фирмах и учреждениях, где установлен специальный турникет – автоматическая система, контролирующая явку работников.
образец формы № Т-13 в архив в формате .xls (Microsoft Excel)
2. Форма № Т-12 преимущественно применяется для учета рабочего времени на бумажном носителе и считается универсальным документом.
образец формы № Т-12 в архив в формате .doc (Word)
3. В форме № Т-12, имеется «Раздел 2» с графами для данных об оплате труда, который отсутствует в форме № Т-13;
Если в фирме расчеты с персоналом ведутся как отдельный вид учета, то второй раздел формы № Т-12 можно оставить пустым.
При необходимости в унифицированные формы можно вносить изменения, но для этого потребуется изначально оформить соответствующий приказ. При этом нужно учитывать, что в документ можно только добавлять графы, а вот удалять их запрещено.
Формы табеля № Т-12 и № Т-13 являются необязательными для применения с 1 января 2013 года, поэтому индивидуальные предприниматели и организации могут использовать прочие методы контроля времени нахождения сотрудников на рабочем месте. По факту же, разработанные Госкомстатом формы довольно удобны и до сих пор применяются повсеместно.

Обозначения и коды в таблице

При заполнении табеля по форме № Т-12 или № Т-13 используются 36 сокращений, которые отражают самые различные ситуации – от обычной работы до ее приостановки из-за невыплаты сотрудникам заработной платы. От указанных в таблице кодов зависит размер суммы, которую персонал получит по итогам учетного периода, поэтому к ее заполнению нужно отнестись со всей ответственностью.
Все стандартные сокращения, которые могут быть использованы в табеле, представлены в следующей таблице:

Код		Расшифровка
буквенный	цифровой
01	Я	Длительность рабочей смены в дневное время
02	Н	Длительность рабочей смены в ночное время
03	РВ	Длительность работы в выходные / нерабочие / праздничные дни
04	С	Длительность сверхурочной работы
05	ВМ	Длительность работы вахтовым методом
06	К	Время служебной командировки
07	ПК	Период повышения квалификации с отрывом от труда
08	ПМ	Период повышения квалификация с отрывом от работы в другой местности
09	ОТ	Оплачиваемый отпуск, который ежегодно предоставляется сотруднику
10	ОД	Дополнительный оплачиваемый отпуск, который может ежегодно предоставляться сотруднику
11	У	Дополнительный отпуск, который дается сотруднику в связи с обучением, причем предполагает сохранение среднего заработка, поскольку работник совмещает работу и учебу
12	УВ	Сокращенная продолжительность рабочей смены для обучающихся без отрыва от производства с частичным урезанием зарплаты
13	УД	Дополнительный отпуск по обучению без сохранения зарплаты
14	Р	Отпуск в связи с беременностью / родами / усыновлением грудного ребенка
15	ОЖ	Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста
16	ДО	Отпуск без сохранения зарплаты, который предоставляется работнику с одобрения начальника
17	ОЗ	Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, которые предусмотрены законодательством
18	ДБ	Дополнительный отпуск, который предоставляется работнику без сохранения зарплаты
19	Б	Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
20	Т	Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством
21	ЛЧ	Сокращенная длительность рабочего дня в случаях, которые предусмотрены законодательством
22	ПВ	Период вынужденного прогула из-за увольнения / перевода на другую работу/ отстранения с восстановлением на прежнем месте работы
23	Г	Отгулы из-за исполнения государственных / общественных обязанностей согласно законодательству
24	ПР	Прогулы – отсутствие на работе без уважительной причины
25	НС	Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством
26	В	Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие дни из-за праздников
27	ОВ	Дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты (оплачиваемые)
28	НВ	Дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты (неоплачиваемые)
29	ЗБ	Забастовка, которая проводится в порядке, установленном законом
30	НН	Неявки на работу по неизвестным причинам (до выяснения обстоятельств)
31	РП	Период простоя из-за работодателя
32	НП	Период простоя по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от работников
33	ВП	Период простоя из-за работника
34	НО	Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) согласно законодательству
35	НБ	Отстранение от работы по причинам, предусмотренным законом, без сохранения зарплаты
36	НЗ	Приостановка работы из-за задержек выплаты зарплаты

Следует отметить, что во втором разделе формы № Т-12 приводятся графы для данных об оплате труда. В них могут быть внесены некоторые коды.

К ним относятся:

• 2000 – трудовые выплаты (зарплаты, вознаграждения);
• 2010 – выплаты по гражданско-правовым договорам;
• 2012 – отпускные;
• 2300 – больничное пособие;
• 2530 – оплаты в натуральной форме;
• 2760 – материальная помощь при увольнении / выходе на пенсию;
• 3020 – проценты по вкладам.

Инструкция по заполнению

Рассматриваемый табель можно заполнить одним из двух способов:

• сплошным – каждый день вносятся явки, неявки, количество рабочих часов и проч.;
• по отклонениям – данные вводятся только в тех случаях, когда сотрудник опаздывает, не выходит на работу и т. п.

Сведения о причинах неявок, переработок или неполных отработок смены могут быть вписаны в табель на основании сторонних документов – больничного листа, письменного согласия на переработку, справки о выполнении общественных работ и т. п.
Первый способ применяется значительно чаще, поскольку во многих фирмах ежедневно заполняют табель в автоматическом режиме, используя для этого форму № Т-13 и компьютерные программы, являющиеся частью инфраструктуры систем контроля доступа персонала на предприятие. В небольших же организациях по-прежнему заполнят форму № Т-12 с помощью обычной шариковой ручки или программ на ПК наподобие Word.
В любом случае, принцип заполнения табеля одинаков. Каждый шаг рассмотрим отдельно.

Шаг 1. Титульный лист

Первая страница табеля заполняется в таком порядке:
1. В верхнем поле вписывается полное название фирмы или ФИО индивидуального предпринимателя (ИП). Если организация большая и в ней ведется несколько табелей, также потребуется указать наименование подразделения (структурной единицы) – отдела продаж, маркетинга, производства и т. п.

2. В следующей графе указывается код по ОКПО, который является всероссийским индикатором предприятий и организаций. Он содержится в базах Росстата. Состоит из 8 цифр для юридических лиц и 10 цифр для ИП.

3. В первой табличке из двух ячеек указывается номер документа (определяется по порядку) и дата его составления (как правило, вписывается последний день отчетного месяца).

4. Завершается заполнение титульного листа указанием отчетного периода. Табель делается на месяц, поэтому отчетный период длится с первого по последнее число месяца.

Шаг 2. Сведения о сотруднике

Начинается заполнение основной таблицы. В ней каждому работнику отводится отдельная строка. В первых трех ячейках указываются такие данные:
1. Номер работника по порядку.
2. Фамилия и инициалы сотрудника, а также его должность:

3. Табельный номер, который присваивается каждому сотруднику на всё время работы в фирме и используется во всей внутренней документации (как правило, переходит к другому работнику только через несколько лет после увольнения сотрудника, который работал ранее):

Шаг 3. Данные о явках, неявках, количестве часов

Запись делается в две строчки:

• в первой указывается явка/неявка;
• во второй указывается количество часов.

Каждому столбцу присваивается определенное число, а для записи данных о явках/неявках работников используются условные сокращенные обозначения, например:

• Я – явка;
• В – выходной;
• К – командировка;
• От – отпуск.

Как правило, подобных условных обозначений используется мало. Как правило, неявки классифицируются по наличию/отсутствию уважительной причины. Могут указываться разные типы отпусков, больничные и т. д.

Шаг 4. Общее количество часов и дней за месяц

Эти данные приводятся за полмесяца и за месяц:
1. В пятой графе вписывается количество рабочих дней и часов за каждые полмесяца:

2. В шестой графе вписываются эти же данные, но уже за месяц:

Шаг 5. Данные для начисления зарплаты

Для указания сведений, которые влияют на расчет заработной платы, уделено несколько столбцов:
1. В седьмой графе указывается вид оплаты, который также шифруется условным обозначением и определяет тип денежной выплаты (код «2000» – стандартная зарплата, а «2012» – отпускные):

2. В следующую колонку вписывается корреспондирующий счет – бухгалтерский счет, с которого списываются средства для осуществления указанного вида оплаты (счет списания зарплаты, отпускных, командировочных и прочих выплат может быть единым):
3. В девятый столбец вписывается количество отработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда (в верхней ячейке можно указать дни явки и командировки, а в нижней – отпускные, больничные):
4. Если на протяжении месяца ко всем сотрудникам применялся один вид оплаты труда (зарплаты), то его код и номер счета можно вписать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9:

Шаг 6. Данные о причинах и времени неявки

Следующие несколько полей отведены для указания причин, по которым сотрудник не присутствовал на рабочем месте. Для этого вновь используются условные обозначения. В качестве причины может быть указан отпуск, командировка и т. п. В отдельном столбце вписывается количество дней или часов. Например, работник мог отсутствовать 3 дня из-за командировки, а 10 дней – из-за отпуска:

Шаг 7. Подписи

В конце месяца ответственные лица ставят свои подписи напротив соответствующей должности. Расписаться должны:

• сотрудник, который ведет табель;
• руководитель структурного подразделения;
• работник кадровой службы.

образец табеля в архив в формате .xls (Microsoft Excel)

Отдельные случаи табелирования

При заполнении табеля необходимо корректно отображать данные о ночных часах, отгулах, прогулах, отпусках и даже увольнении. Чтобы не запутаться с большим массивом информации, каждый случай рассмотрим отдельно.

Ночные часы

В ст. 96 ТК РФ отмечается, что ночной является работа в период с 22:00 до 06:00 по местному времени. Она может быть двух типов:

• обычной (сотрудник по графику выходит в ночную смену или работает по схеме «сутки через трое»);
• сверхурочной.

В первом случае в табеле указывается код «Н» или «02», а во втором – через дробь указывается, что работа была сверхурочной (для этой цели можно использовать отдельную строку).
Правила ведения табеля запрещают исключать обязательные поля, но позволяют вводить дополнительные пункты.

Отгул

В современном трудовом законодательстве отсутствует такое понятие как «отгул». Оно досталось от советских времен и применялось в КЗоТ, который действовал с изменениями до 2002 года. В нынешнем ТК РФ применяются другие термины – дополнительное время отдыха, другой день отдыха и т. п. Так, фактически отгулы сохраняются, но для их обозначения используются другие формулировки.
Отгул предоставляется в разных случаях:

• при донорской сдаче крови;
• при сверхурочной работе и т. п.
• для компенсации сотруднику выполнение трудовых обязанностей в выходные или иные нерабочие дни (вместо дополнительного выходного работодатель может предложить сотруднику повышенную оплату);

Отгулы не предоставляются тем, кто работает по срочному договору длительностью меньше 2 месяцев, поэтому они могут претендовать только на повышенную оплату.
Так, в табеле отгулы могут быть указаны под разными кодами:

• работа в выходные / нерабочие / праздничные дни – «РВ», «03»;
• вынужденный отгул при восстановлении на прежнем месте работы – «ПВ», «22»;
• оплачиваемые отгулы – «ОВ», «27»;
• неоплачиваемые отгулы – «НВ», «28».

Прогул

Таковым является время, когда сотрудника не было на рабочем месте. В зависимости от причины отсутствия определяется код для внесения в табель:

• прогул без уважительной причины – «ПР», «24»;
• прогул по неизвестным причинам – «НН», «30».

Следует учитывать, что второй код используется временно – до тех пор, пока не будут выяснены обстоятельства прогула. Если в дальнейшем причина признается уважительной, то составляется корректирующий табель с указанием другого кода.
Прогул может длиться не весь рабочий день, а несколько часов. В этом случае он отражается в табеле особым методом: в соответствующей ячейке через дробь указываются два кода – неявки и фактической работы. Дело в том, что работник должен получить плату за отработанные часы, даже если он отсутствовал на работе более 4 часов, за что и может быть уволен согласно п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ.
Наконец, следует обратить внимание на типичную ошибку, которую допускают многие табельщики, отмечая кодом прогула время, когда сотрудник отсутствовал на работе из-за административного задержания или нахождения под стражей. Это происходит помимо его воли, поэтому не считается прогулом без уважительной причины, хотя н не оплачивается в силу ст. 129 ТК РФ. В данном случае наиболее приемлемый код – «НН» или «30».

Отпуск

Существуют различные коды для обозначения отпуска, выбор которых зависит от типа отпуска и его продолжительности. Вот всевозможные варианты:

• ежегодный оплачиваемый отпуск – «ОТ», «09»;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск – «ОД», «10»;
• отпуск сотруднику, который совмещает работу и обучение – «У», «11»;
• отпуск обучающемуся без сохранения заработной платы – «УД», «13»;
• отпуск по родам, беременности, усыновлению новорожденного – «Р», «14»;
• отпуск для ухода за ребенком до 3-х лет – «ОЖ», «15»;
• отпуск за свой счет с разрешения работодателя – «ДО», «16»;
• отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый в случаях, предусмотренных законом – «ОЗ», «17»;
• ежедневный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы – «ДБ», «18».

Если табель заполняется сплошным методом, условное обозначение отпуска указывается за каждый день отсутствия работника, а если методом учета отклонений – ячейки оставляются пустыми. При этом заполняются не только рабочие, но и выходные дни, приходящиеся на период отпуска, поскольку отпускные начисляются за календарные дни. Однако праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на период отпуска, нужно подчеркивать или оставлять пустыми.

Командировка

В период командировки сотрудник получает плату за все рабочие дни по графику предприятия, поэтому в данный период рабочее время нужно отображать таким образом:

• в верхней строке вписывать количество отработанных часов по графику работы фирмы (например, 8 часов), причем независимо от того, сколько часов фактически отработал сотрудник по месту командировки;
• в нижней строке указывать условное обозначение командировки (служебная командировка – «К», «06»).

Если день командировки приходится на выходной, то в верхней ячейке можно поставить прочерк, а в нижней – соответствующий код. Если же сотрудник был специально командирован в свой выходной день, то в верхней строчке нужно указать количество отработанных им часов, а в нижней – через дробь коды «РВ»/»К» или «03»/»06″ (часы в выходные и праздничные дни / командировка).

Увольнение

Кадровики сомневаются в том, стоит ли отмечать увольнение сотрудника посреди месяца и в последующие дни, когда он уже не числится в штате. В нормативных документах нет никаких заметок по этому поводу, но из содержания постановления Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 следует, что последний рабочий день сотрудника можно обозначить кодом явки «Я» или «01», но при условии, что он был полностью отработан.
Последующие после увольнения дни не нужно никаким образом обозначать – сотрудник уже исключен из штата предприятия, поэтому нет необходимости вести учет его рабочего времени. Между тем, чтобы исключить в дальнейшем возможность подделок или подчисток, в пустых ячейках лучше ставить прочерки.

Особенности ведения табеля бюджетниками

В бюджетных организациях для учета времени сотрудников используется обязательная форма № 0504421, которая утверждена приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
образец типового бланка документа в архив в формате .xls (Microsoft Excel)
Такой табель нужно всегда вести в единственном экземпляре, открывая за 2-3 дня до начала расчетного периода. Вносить изменения в установленную форму запрещается.
Согласно письму Минфина РФ от 2.06.2016 N 02-06-10/32007, этот документ также может быть заполнен двумя способами:

• сплошным – отмечаются все явки и неявки работников;
• по отклонениям – записываются только отклонения от обычного рабочего графика (отпускные, выходные и т. п.).

Оба метода являются равнозначными, но в бюджетных организациях чаще используется второй. Порядок заполнения документа такой же, как и в случае заполнения форм № Т-12 или № Т-13.
Табель по форме № 0504421 является обязательным для бюджетных учреждений, но может быть использован также коммерческими организациями, что особенно актуально в случае частных детсадов или школ.

Популярные вопросы

При заполнении табеля возникает ряд вопросов, самые популярные среди которых рассмотрим ниже:

• Нужно ли отображать сокращение рабочего времени на 1 час в праздничный день? Накануне праздничных и нерабочих дней время работы сотрудников с полным рабочим днем может быть сокращено на 1 час. При этом рабочая неделя может быть как 5-дневной, так и 6-дневной. В любом случае, данное сокращение обязательно нужно отразить в табеле, иначе инспекторы могут настаивать, что в такие дни сотрудники работали сверхурочно.
• Почему в таблице каждому дню отводится по 2 ячейки? Всё просто: в первой ячейке указывается условное обозначение вида труда, а во второй – количество отработанных часов. Табельщик может на свое усмотрение использовать или буквенный, или цифровой код.
• Сколько раз в месяц заполнять табель? Делать это нужно каждый день, чтобы учет рабочего времени сотрудников был достоверным. В конце каждого месяца подводятся итоги по количеству отработанных каждым сотрудником часов. Подписанный ответственными лицами табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц.
• Нужно ли заполнять отдельный табель на аванс? Если в компании предусмотрены авансы, для расчета их суммы бухгалтер должен получать табель за первую половину месяца (с 1 по 15 число включительно). Для этого отдел кадров может передавать ему документ 16-го числа, а забирать обратно – 17-го. Существуют и другие варианты: заверять копию табеля на аванс, которая останется в бухгалтерии и будет подшиваться под расчет; формировать отдельные табели за первую и вторую половину месяца, а затем еще сводный. Порядок передачи табеля на аванс нужно зафиксировать во внутренних документах фирмы.
• Можно ли вносить в табель исправления? В общем, они запрещены, но в некоторых случаях в документ могут быть внесены изменения. Например, если работник с опозданием сообщил об открытии больничного или, пребывая в отпуске, заболел и принес больничный лист после выхода на работу. Все изменения в табель нужно вносить на основании подтверждающих документов, полученных от работника.

Рассматриваемый табель является актом, который содержит информацию о соблюдении каждым сотрудником рабочего режима. Для его ведения можно использовать рекомендованные Госкомстатом формы – № Т-12 или № Т-13. В любом случае, в конце каждого отчетного периода заполненный документ нужно передавать в бухгалтерию для расчета зарплаты и различных компенсаций, предусмотренных сотрудникам условиями трудового контракта.

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

• для контроля за соблюдением установленного режима работы;

• расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и

• получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Бухгалтер	На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНС	Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.
Сотрудник фонда социального страхования	Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекции	Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель Росстата	Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;

• внешним совместителям;

• работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.

3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

В — выходной;

ОТ — отпуск;

РП — явка в выходной день (отработка);

К — командировка;

ПК — повышение квалификации;

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.

2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.

3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ;

• представитель отдела кадров;

• начальник подразделения.