В данной статье мы поговорим о том, как правильно составляется служебная записка. Также вы найдете здесь образец такого документа, который станет наглядным примером при самостоятельном написании служебной записки.

Целью составления служебной записки является ведение переписки между различными структурными подразделениями предприятия.

«с» или «со»

Иными словами, это коммуникация на горизонтальном уровне в случаях, когда решить тот или иной вопрос не получается разрешить при помощи устного обращения, а факт взаимоотношений между разными отделами должен быть задокументирован. Служебная записка может быть адресована на имя начальника или же конкретного специалиста другого отдела. Информирование руководителя более высокого уровня производится в докладной записке, хотя, по сути, оба эти документа практически идентичны.

Служебная записка, как правило, является внутренним документом. Обращения же в другие организации таким образом производятся крайне редко, при этом они оформляются на бланке письма.

Как составить служебную записку

Написание служебной записки должно быть связано с вопросами деятельности, которая находится в ведении структурного подразделения, причем нет необходимости в обращении к вышестоящему руководству.

Писать служебную записку начинают с того, что освещают сложившуюся ситуацию, а также поясняют, на основании каких причин или событий составляется данный документ. Затем необходимо изложить непосредственную просьбу или же перечислить действия, которые автор записки полагает необходимыми. Ниже мы предложим вашему вниманию образец служебной записки, где также будет приведен перечень обязательных элементов такого документа.

Подпись в служебной записке ставит ее составитель. Нередко документ подписывает начальник отдела, а специалист указывается в качестве исполнителя, что обозначается в конце документа, слева в его нижнем углу, как и в деловом письме.

Если это необходимо, документ также может быть завизирован заинтересованными лицами. В таком случае визы необходимо ставить на последнем листе прямо под подписью. Виза должна включать подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Кроме того, может быть добавлена расшифровка должности визирующего лица.

Чтобы при необходимости у сотрудников организации была возможность делать ссылки на определенный документ, служебные записки лучше всего регистрировать, для чего проставляется порядковый номер и дата документа. Если на предприятии не практикуется ведение документооборота в электронном виде, то упростить процесс можно следующим образом. Не обязательно дополнительно заводить специальный журнал для служебных записок. Гораздо целесообразнее будет выделить на жестком диске компьютера определенную папку, в которую можно поочередно помещать служебные записки, каждую под следующим порядковым номером. Таким способом легко создается база служебных записок организации в электронном виде. Это не только быстро и просто, но также и очень удобно, так как найти нужный документ можно без особого труда.

Образец служебной записки

ОТДЕЛ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА Начальнику отдела безопасности
А.И. Степанченко
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

28.03.2014 № 02-19/23

На №
О выходе на работу в выходной день

В связи со служебной необходимостью (подготовкой к проведению внеплановой проверки 01.04.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 31.03.2014 специалисту внутреннего аудита Самохвалову Илье Михайловичу.

Начальник отдела Е.Я. Тихонова

Служебная записка с примером ответа на запрос

ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела бухгалтерского учета
К.С. Мартыновой
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
19.08.2014 № 06-19/72
На № 04-17/125 от 14.08.2014
О представлении списка сотрудников
для участия в тренинге

Представляем список сотрудников отдела для участия в тренинге, проводимом ЗАО «Инновационные решения» по программе «Обучение работе с СЭД Оптимум» с представлением ее функциональных возможностей:

  1. Хвалынская Д.П. – начальник отдела
  2. Крамарова С.Т. – заместитель начальника отдела
  3. Филиппова А.Е. – ведущий специалист
  4. Галяева Ф.А. – старший специалист
Начальник отдела Д.П. Хвалынская

Еще один пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ЗАКУПОК Начальнику отдела информационных технологий
Р.О. Дмитриеву
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
09.2014 № 08-27/64
На №
О проверке работоспособности сетевого принтера

С 21.09.2014 в работе сетевого принтера, закрепленного за кабинетом №3 отдела закупок, происходят постоянные сбои при печати сброшюрованных документов. Просим Вам провести диагностику указанного сетевого принтера и устранить возникшие неисправности.

Начальник отдела Ю.С. Креммер

Мы надеемся, что предложенные примеры служебных записок будут полезны вам, и вы будете смело использовать их в своей повседневной работе.

Консультация юриста

Статья 30. Временное замещение иной должности гражданской службы. 1.

в связи со служебной необходимостью

В случае служебной необходимости представитель нанимателя имеет право переводить гражданского служащего на срок до одного месяца на не обусловленную служебным контрактом должность гражданской службы в том же государственном органе с оплатой труда по временно замещаемой должности гражданской службы, но не ниже установленного ранее размера оплаты труда. Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия, для предотвращения несчастных случаев, временной приостановки профессиональной служебной деятельности по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, уничтожения или порчи имущества, а также для замещения временно отсутствующего гражданского служащего. При этом гражданский служащий не может быть переведен на иную должность гражданской службы, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

2. Продолжительность перевода для замещения временно отсутствующего гражданского служащего не может превышать один месяц в течение календарного года.
3. По соглашению сторон служебного контракта представитель нанимателя вправе назначить гражданского служащего на не обусловленную служебным контрактом должность гражданской службы, ранее замещаемую временно отсутствующим гражданским служащим, в том числе более высокой группы должностей, с установлением должностного оклада по временно замещаемой должности гражданской службы, но не ниже должностного оклада по ранее замещаемой должности гражданской службы, выплатой установленных по временно замещаемой должности гражданской службы надбавок и предоставлением государственных социальных гарантий.
Комментарий к статье 30
1. Данная статья закрепляет основания и порядок временных переводов по инициативе представителя нанимателя. Она фактически воспроизводит соответствующую норму ТК РФ, предусматривая возможность таких переводов в случае «служебной необходимости». По своему содержанию понятие «служебная необходимость» идентично традиционному для трудового законодательства понятию «производственная необходимость».
Служебная необходимость охватывает так называемые форс-мажорные обстоятельства, которые носят чрезвычайный характер. Так, гражданский служащий может быть переведен, в том числе и без его согласия, на другую должность сроком до одного месяца, если это необходимо для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия либо для предотвращения несчастных случаев.
Временный перевод допускается во избежание временной приостановки профессиональной служебной деятельности по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, а также уничтожения или порчи имущества.
Наконец, такие переводы возможны для замещения временно отсутствующего гражданского служащего.
Комментируемый Закон запрещает переводить гражданского служащего на иную должность гражданской службы, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
При переводе на нижеоплачиваемую должность оплата труда гражданского служащего должна осуществляться по ранее замещаемой должности. Если же должность, на которую переводится гражданский служащий, предполагает более высокий размер оплаты труда, то оплата труда такого гражданского служащего должна производиться по временно замещаемой должности. Некоторые сложности в практике применения этой нормы могут возникнуть в случае временного перевода гражданского служащего на должности гражданской службы, по которым установлен особый порядок оплаты труда, в зависимости от показателей эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности. Как нам представляется, в этом случае оплата труда гражданского служащего должна производиться в соответствии с указанными показателями, но во всех случаях не ниже оплаты труда по ранее замещаемой должности.
2. Продолжительность временного перевода на иную должность гражданской службы не может превышать одного месяца. В отношении перевода для замещения временно отсутствующего гражданского служащего Закон (как и ТК РФ) допускает такой перевод на срок не свыше одного месяца в течение календарного года.
3. Новеллой комментируемого Закона является предусмотренный ч. 3 данной статьи перевод гражданского служащего на не обусловленную служебным контрактом должность гражданской службы, ранее замещаемую временно отсутствующим гражданским служащим. Временно отсутствующим считается гражданский служащий, за которым сохраняется замещаемая им должность гражданской службы на период такого отсутствия. Так, согласно общим правилам трудового законодательства замещаемая должность должна сохраняться за беременной женщиной на период отпуска по беременности и родам, а также за лицами, осуществляющими уход за малолетним ребенком на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет и т.п. Помимо этих общих случаев временного отсутствия работника комментируемый Закон предусматривает специальные правила, согласно которым служебный контракт с гражданским служащим может быть приостановлен, в том числе в случаях его временного отсутствия (см. комментарий к ст. 39).
По соглашению сторон на такую должность может быть назначен другой гражданский служащий, с которым заключается срочный служебный контракт (см. комментарий к ст. 25).
Срочный служебный контракт с переведенным гражданским служащим прекращается с выходом на службу временно отсутствующего гражданского служащего.

Вернутся в раздел Комментарии к законам

В связи со служебной необходимостью, подтвержденной соответствующими документами, работник учреждения отзывается из отпуска и направляется в служебную командировку.

В связи со служебной необходимостью

При этом он вылетает в место командирования из места его нахождения в отпуске и возвращается (после завершения служебного задания) из нее туда, откуда вылетел в командировку. Вправе ли учреждение в этой ситуации в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно?

Согласно положениям ст.168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему, в частности, расходы на проезд. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Командировочные затраты при исчислении налога на прибыль относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом к командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ.

Таким образом, при отзыве в связи со служебной необходимостью работника учреждения из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки — возвращении обратно в место проведения отпуска, с учетом обоснованности расходов, учитываемых в целях гл. 25 НК РФ, учреждение вправе включить в состав прочих расходов расходы на проезд работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.

Аналогичную точку зрения по данному вопросу высказал Минфин (Письмо от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545).

С. Крючков,

ведущий советник Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина РФ

1 октября 2011 г.

«Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», N 10, октябрь 2011 г.

« Назад

28.12.2016 18:53

Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS.

Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.

Командировка и служебная поездка: разграничение понятий

Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.

На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.

Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.

Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.

Оформление документов

Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:

  1. Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
  2. Порядок планирования и согласования поездок с руководителем. Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.
  3. Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
  4. Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
  5. Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.

Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:

  • Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
  • Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
  • Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
  • Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
  • Суточные при поездках на несколько дней.

В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС.

Страна Советов

Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.

В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

  • предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
  • проводить специальную оценку условий труда;
  • решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Комментарии

Комментариев пока нет

Журналы РОД «За права военнослужащих» > > 2005 г. > № 12

С.В.

Образец служебной записки

Шанхаев. Некоторые вопросы перевода военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, к новому месту службы

В данной статье хотелось бы проанализировать те основания, которые реализуются по инициативе командования, так как в практике наиболее часто возникают различные вопросы относительно применения таких оснований перевода военнослужащих.
В частности, автор остановится на вопросах, связанных с переводом военнослужащих к новому месту службы по служебной необходимости, в порядке продвижения по службе и в связи с плановой заменой.
1. Пункт 2 ст. 15 Положения предусматривает, что военнослужащий, проходящий военную службу по контракту, может быть переведен к новому месту службы по служебной необходимости с назначением на равную воинскую должность.
Перевод данного военнослужащего к новому месту военной службы с назначением на равную воинскую должность производится без его согласия, за исключением следующих случаев:
а) при невозможности прохождения военной службы в местности, куда он переводится, в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии;
б) при невозможности проживания членов семьи военнослужащего (жена, муж, дети в возрасте до 18 лет, дети-учащиеся в возрасте до 23 лет, дети-инвалиды, а также иные лица, состоящие на иждивении военнослужащего и проживающие совместно с ним) в местности, куда он переводится, в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии;
в) при необходимости постоянного ухода за проживающими отдельно отцом, матерью, родным братом, родной сестрой, дедушкой, бабушкой или усыновителем, не находящимися на полном государственном обеспечении и нуждающимися в соответствии с заключением органа государственной службы медико-социальной экспертизы по их месту жительства в постоянном постороннем уходе (помощи, надзоре).
В теории и практике возникает вопрос толкования словосочетания «служебная необходимость». В действующем законодательстве о порядке прохождения военной службы нет легального определения данного понятия.
Что такое «служебная необходимость», каковы критерии «служебной необходимости» и кем они определяются?
В соответствии с Русским толковым словарем необходимость есть «невозможность обойтись без чего-либо».
Служебная необходимость представляет собой объективно возникающие обстоятельства, с которыми законодательство о порядке прохождения военной службы связывает наступление определенных правовых последствий по изменению служебно-правового положения военнослужащих, в частности по перемещению военнослужащих из одной воинской части в другую.
Непосредственно из формулировки рассматриваемого основания перевода следует, что он правомерен постольку, поскольку необходимость в нем имеет служебный характер, вызвана интересами службы.

Причем то, что такая необходимость существует реально, следует из соответствующего акта органа военного управления, например директивы. С учетом этого переводом по служебной необходимости может быть признан, в частности, перевод в целях укомплектования воинских должностей в формируемой воинской части или соединении, перевод при передислокации всей воинской части и соответственно всего личного состава части.

1234567

Группа: № 12
Категория: Журналы РОД «За права военнослужащих» 

Служебная необходимость

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *