Сканированный документ

Практикующие адвокаты и юристы, в отличие от юристов-теоретиков, знают, что самый надёжный вид доказательств для отстаивания прав и законных интересов доверителя в суде – это доказательства письменные, то есть документы, выполненные в форме цифровой или графической записи. Ибо они на своём опыте убедились в том, что один-единственный документ с синей печатью значит для правосудия несравненно больше, чем показания десятков свидетелей, вагонетки вещественных доказательств и терабайтов фото-, видео-и аудиоматериалов вместе взятых.

А документы представляются суду либо в подлинниках, либо в виде надлежаще заверенных копий. Конечно, подлинники для приобщения к материалам дела предоставляются суду нечасто, а в основном для обоснования своей позиции стороны изготавливают копии, кои и прикладывают к искам, отзывам и ходатайствам.

И вот тут-то истцы, ответчики и (или) их представители – юристы и особенно адвокаты – рискуют, что называется, сесть в лужу, в калошу и т.д. – не суть важно куда, но всегда тем местом, которым ошибочно воспользовались вместо головы.

Почему адвокаты «особенно» рискуют?

Адвокатские заморочки

Дело в том, что помимо федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» нашу деятельность регулирует ещё и Кодекс профессиональной этики адвоката, пункт 7 статьи 10 которого гласит:

При исполнении поручения адвокат исходит из презумпции достоверности документов и информации, представленных доверителем, и не проводит их дополнительной проверки.

Если воспринимать эту норму буквально, то может показаться, что адвокат обязан безоговорочно принимать на веру всю информацию, переданную ему доверителем, и не имеет права усомниться в достоверности предоставленных ему документов. У юриста, не имеющего адвокатского статуса, такой обязанности нет, соответственно, и степеней свободы больше, так как он волен провести дополнительную проверку как документов, так и информации.

Однако здесь есть важное «но»: обратите внимание, что речь идёт о документах. А документом является подлинник, то есть первый или единственный его экземпляр – об этом прямо говорится в пункте 21 раздела 3.1 «Общие понятия» «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Под заверенной копией, в соответствии с подпунктом 25 пункта 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, понимается такая копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Заверяем правильно

Согласно пункту 5.26 «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», отметка о заверении копии, проставленная под реквизитом «Подпись», включает в себя:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии (выписки из документа).

Основания для возникновения сомнений в подлиннике (оригинале) документа возникают довольно редко, поэтому и адвокат, и юрист при работе с доверителями – физическими лицами в большинстве случаев имеет полное право самостоятельно (это важно!) изготовить копии необходимых документов, после чего для предоставления в суд заверить их по правилам, установленным, в частности, пунктом 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При работе с лицами юридическими вполне приемлемый вариант – изготовление и заверение копии документа работником организации, например, специалистом канцелярии. Однако, памятуя о том, что «если хочешь, чтобы получилось хорошо – делай всё сам», представителю целесообразнее всё же изготовить копии лично.

Естественно, подлинники документов адвокату и юристу необходимо иметь при себе в судебном заседании, ибо судья с высокой долей вероятности может пожелать проверить соответствие (тождественность) копий, приложенных к иску, оригиналам документов, а при заявлении стороной в судебном заседании ходатайства о приобщении к материалам дела дополнительных документов в виде копий почти обязательно потребует представить оригиналы на обозрение суда.

Но адвокату или юристу доверитель – физическое лицо обычно представляет на первичной консультации лишь копии документов, и только на основании их изучения и устных пояснений посетителя будущий представитель оценивает перспективы дела. И вот тут легко допустить просчёт при оценке ситуации и, как следствие, провалить дело в суде.

Почему? Вот две самые распространённые причины.

Подделка

В наш век цифровых технологий внести любые изменения в сканерокопию реально существующего документа, а то и создать сам документ «с нуля» в графическом редакторе весьма несложно, как и подсунуть такое «доказательство» какому-нибудь пофигистски настроенному юристу или адвокату.

Вот только когда в суде обнаружится факт подделки, очень серьёзные последствия наступят не для доверителя, а для незадачливого представителя, который легкомысленно заверил её и представил судье в качестве доказательства.

Не знаю, как вы, коллеги, а местный автор за свою практику такие «документы» выявлял не единожды – как у доверителей, так и у процессуальных противников. Ибо придерживается принципа «Уважение – каждому, доверие – никому!», о чём ещё ни разу не пожалел.

Да, это может показаться бредом – зачем доверителю подсовывать своему представителю подделку? Поверьте, причины могут быть самыми разными, и наверняка многие адвокаты и юристы, длительное время практикующие защиту интересов своих доверителей в судах, вспомнят как минимум один подобный случай из своей практики.

Отсутствие подлинника

При защите интересов юридических лиц таких ситуаций обычно не бывает – их руководство, как правило, умеет надлежащим образом организовать хранение документов, поэтому подлинники предоставляются по первому же запросу и без проволочек.

Другое дело доверители – физические лица: зачастую они клянутся-божатся, что все оригиналы документов у них «дома» и они их «поищут». Однако жизненный опыт автора этих строк показывает, что если документ не появился на его столе в течение двух суток с момента истребования, то он не появится никогда, и надо немедленно принимать меры. Например, запустить процедуру получения дубликатов необходимых документов, ибо в противном случае без необходимых доказательств в суде делать просто нечего.

Конечно, в нашем чинном и благородном обществе есть и юристы, и адвокаты, которые без вопросов пойдут в суд, что называется, попозориться – лишь бы создать у доверителя иллюзию честно отработанного гонорара. Однако, коллеги, не следует забывать о своей деловой репутации, которая нарабатывается годами и десятилетиями усердной практики; а с ценностью репутации не сравнится ни один гонорар.

Что делать: личный опыт

Теперь вы уже знакомы с принципом «Уважение – каждому, доверие – никому!», который одинаково полезен и для граждан, пытающихся самостоятельно отстоять свои интересы в суде и, безусловно, для адвокатов и юристов. Причём это в равной степени относится как к отношениям с доверителем, так и к доказательствам, предъявленным противной стороной.

Данный принцип целесообразно применять с момента заключения с доверителем соглашения об оказании юридической помощи. В частности, включить в него пункт, согласно которому адвокат (юрист) вправе не приступать к исполнению поручения до получения от доверителя подлинников документов, перечисленных в приложении к соглашению.

Передача документов от доверителя, как и возвращение их ему по исполнении поручения, крайне желательно фиксировать в расписке, составляемой в двух экземплярах – это гарантирует спокойствие для сторон по соглашению, ибо наличие такой расписки (расписок) исключает как претензии доверителя в стиле «Я вам отдавал, а вы мне не вернули!», так и исполнителя «Вы мне вообще ничего не давали!».

Никакой работы «на доверии», коллеги! Ни в коем случае не отдавайте адвокатам и юристам подлинники документов без расписки, доверители!

Все копии – в идеале цветные сканерокопии в формате PDF/A – местный автор рекомендовал бы изготавливать только лично представителем и исключительно с подлинников (оригиналов) документов, затем заверять распечатанные копии согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, а подлинники немедленно отправлять на хранение в сейф.

Поскольку пункт 5.26 данного ГОСТ разрешает для проставления отметки о заверении копии использование штампа, имеет смысл приобрести либо самонаборный штамп (если, конечно, вам нравится лично возиться пинцетом с этими крохотными буковками, циферками и знаками препинания), либо заказать штамп с требуемым текстом в соответствующей организации. Последний вариант намного проще и лишь чуточку дороже.

По всем документам, на которые ссылается как доверитель, так и противная сторона, есть смысл немедленно навести справки: может случиться так, что разрешительная документация на вид деятельности уже отозвана, решение суда – отменено вышестоящей инстанцией, имеется вступившее в законную силу постановление суда по делу об административном правонарушении с уже оплаченным штрафом, распечатка движения отправления с сайта Почты России – подделана, и т.д. и т.п.

Проверить ряд сведений самостоятельно, а в случае невозможности сделать запрос на основании полученной доверенности в любой орган, и в зависимости от обстоятельств параллельно заявив в суде ходатайство об истребовании доказательств – дело несложное. Хотя это отнимает некоторое время, и в ряде случаев вызывает раздражение судьи, вы за свою жизнь не раз и не два удивитесь тому, какие разные разности откроются по некоторым «доказательствам».

А если полагаете, что всё это ерунда, местный автор предлагает вспомнить бессмертное и одуматься, пока не поздно.

Ибо в нашем деле представление суду доказательств – это совсем даже не ерунда:

Вы согласны?

Здравствуйте, Антон.

Конечно незаконно. Ответственность.

Уголовный кодекс РФ
Статья 327. Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков
1. Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования либо сбыт такого документа, а равно изготовление в тех же целях или сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей, бланков — наказываются ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.
3. Использование заведомо подложного документа — наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев.

С уважением! Г.А. Кураев

Минфин выпустил письмо, в котором разрешил обмениваться скан-копиями первички вместо бумажных оригиналов. Объясняем, почему это первый шаг к обязательному электронному документообороту.

Вчера: с чего все началось

В марте 2019 года в Госдуму был внесен законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». В нем предлагалось ввести «переходник» между бумажным и электронным документами — электронный дубликат.

📌 Реклама

Это обычная скан-копия бумажного документа, которую предлагали приравнять к оригиналу. В таком случае обмен сканами юридически будет равнозначен передаче бумажной «первички». А значит, для любой проверки аутсорсер сможет предоставлять эти сканы без необходимости дергать клиента и сортировать кучи макулатуры. Это сэкономит уйму времени обоим. Да и штатным бухгалтериям будет проще обмениваться документами.

Я регулярно проверяю состояние работы над этим законопроектом. К сожалению, в июле 2019 года его рассмотрение в Думе было перенесено на неопределенный срок. Перед этим на законопроект был получен официальный отзыв Правительства, в котором проект в целом поддерживался, но после доработки.

Помимо юридических нюансов, в отзыве разработчикам рекомендовалось предусмотреть положения, направленные на обеспечение возможности выявлять и пресекать случаи создания электронных дубликатов документов, не соответствующих исходным бумажным документам.

Реакция Правительства была предсказуемой — комментируя законопроект в марте 2019 года, я высказывал опасения по поводу возможности подделки электронных дубликатов. Дорисовать в скане можно что угодно. Технически это можно сделать даже в Paint. С тех пор Правительство сменилось, а запал разработчиков, видимо, поугас.

Сегодня: мнение Минфина

Режим самоизоляции вернул в повестку дня тему с юридически значимым обменом сканами. Два месяца назад у Минфина спросили как обмениваться первичкой, если все сидят дома. Чиновники подумали и выдали письмо Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. П. 13 этого письма посвящен использованию скан-копий.

Если убрать преамбулу и оставить только суть, то Минфин считает принятие к бухучету скан-копий не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Что такое исключительные случаи в письме не раскрывается. Да и письма Минфина — это беллетристика, юридической силы они не имеют. Но думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажором, — это как раз исключительный случай.

Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.

Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.

Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.

Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте

При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?

Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.

Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).

При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.

Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.

А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.

Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:

1) понимание того, что такое электронная первичка;

2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;

3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.

Записывайтесь.

Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями

Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?

Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.

Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»