Оптимизация штатного расписания: что это?

Для сотрудников любой организации слово «оптимизация» звучит как нечто неизведанное и, несомненно, пугающее. Все дело в том, что мало кто в полной мере представляет, каким образом может, а главное – будет происходить эта пресловутая оптимизация персонала или, другими словами, сокращение численности сотрудников.

Обсудим актуальную тему вместе с HR-экспертом Маргаритой Митюшкиной.

Давайте рассмотрим, что же такое оптимизация. Предлагаю несколько определений:

1. Оптимизация – это поиск наилучшего решения для достижения целей компании в заданных условиях.
2. Оптимизация численности – это сокращение затрат на содержание персонала (как путем уменьшения количества работников, так и путем снижения уровня дохода персонала).

Не секрет, что любая организация функционирует с единственной целью – получение прибыли при минимально возможных издержках. Поэтому, когда речь заходит о реструктуризации и последующей оптимизации, многие владельцы бизнеса начинают с сокращения расходов по тем структурным подразделениям, которые являются «потребляющими» — то есть те, которые не приносят видимой (прямой) прибыли компании. Обычно это административно-управленческий блок (управление персоналом, АХО, бухгалтерия).

Как показывает практика, работодатели часто грешат тем, что начинают «резать» персонал, начиная с «ненужного» (по их мнению) обслуживающего персонала.

В итоге общая численность сотрудников компании, переживающей период кризиса, принципиально не меняется. Но при этом оказывать услуги, сопутствующие любой предпринимательской деятельности, просто-напросто некому. Ведь в первую очередь решили избавиться от support staff, и то – выборочно, «экспертным» методом. Что мы получаем на выходе? Конечно же, негатив со стороны персонала, как выбывшего, так и работающего, потому что все мы люди и в такие моменты испытываем сильнейший стресс. Что касается самой компании, то она как работодатель подрывает свою репутацию и имидж на рынке труда.

Распространены также ситуации, когда руководство компании прибегает к таким мерам:

• стимулирование сотрудников преклонного возраста досрочно выходить на пенсию,
• перевод работников на другие (как правило, нижестоящие и нижеоплачиваемые) должности или же перевод в другие структурные подразделения,
• стимулирование отдельных категорий работников увольняться по собственному желанию или с определенными выплатами (при увольнении по соглашению сторон).

Кроме того, часто практикуется перераспределение работников внутри одного департамента/отдела/сектора при объединении, например, двух отделов в один. И тогда сотрудникам, которые ранее занимали руководящие посты, ничего не остается, как перейти на рядовые должности, предложенные в рамках оптимизации, или же другой вариант – увольняться.

У нас оптимизация. Что делать?

Когда компания решает оптимизировать персонал, процесс всегда и для всех проходит болезненно: будь то руководитель, которому необходимо выбрать, кто же останется с ним работать дальше, а кому придется покинуть компанию, или же рядовой специалист, который находится в подвешенном состоянии, пока не будет, так сказать, оглашен весь «черный» список.

Психологически задача взять и уволить какое-то количество людей, конечно же, очень сложная. Как правило, самый мучительный шаг – сообщить индивидуально каждому работнику о решении руководства, выпадает на долю HR-менеджеров. Как вести себя в такой ситуации? Прежде всего, оставаться людьми! Поговорив по-человечески, вы априори будете выше всех тех руководителей, которые предпочли промолчать и переложить на вас свою ответственность.

Самое главное правило при проведении оптимизации: компания должна четко понимать, что она получит в результате всех процедур. Очень важно все грамотно просчитать и продумать, чтобы в конечном счете не получился обратный эффект.

Это правило включает в себя несколько крупных блоков:

• Определение перспективных целей компании, постановка задач;
• Оптимизация существующих бизнес-процессов;
• Разработка новой организационной структуры компании;
• Определение численности персонала;
• Проработка процедуры вывода персонала;
• Непосредственное сокращение численности;
• Утверждение новой организационной структуры и нового штатного расписания.

Кроме того, необходимо учитывать, что при сокращении численности может страдать качество работы. Чтобы минимизировать подобные риски, важно при утверждении новой цепочки обязательных к выполнению бизнес-процессов, провести нормирование труда, что далеко не всегда делается в компаниях.

Для реализации перечисленных выше блоков организации нередко нанимают отдельного специалиста, так называемого антикризисного менеджера, перед которым стоит задача в кратчайшие сроки вывести компанию из коллапса. Зачем это делается? Ведь новый человек — это неизбежное увеличение затрат, что абсолютно нелогично в данной ситуации. Все просто: стороннему человеку, не имеющему никакого отношения ни к компании, ни к персоналу, гораздо легче по причине здорового цинизма решить все проблемы «без сердца», что не всегда под силу руководителям, проработавшим бок о бок с этими людьми много лет.

Как будем оптимизировать?

После того как определены дальнейшие приоритеты развития бизнеса и есть понимание того, как все должно выглядеть, стартует сама процедура сокращения персонала. Давайте рассмотрим наиболее распространенные варианты развития событий.

1. Увольнение по собственному желанию или соглашению сторон.

2. Предложение занять конкретную позицию в новой структуре компании.

Есть множество нюансов, связанных с проведением оптимизации в «белой» компании. Ведь Трудовой кодекс ни в коем случае нарушать нельзя — иначе проблем, помимо кризиса, станет еще больше. И вот здесь самую важную роль играет HR, чья миссия — уберечь компанию-работодателя от подобного рода нарушений. Это было небольшое лирическое отступление J

Итак, вам необходимо уволить часть персонала, как говорится, «без шума и пыли». Выше мы выбрали два пути: по соглашению сторон и по сокращению штатов (как правило, работодатель выступает за расторжение Трудового договора по соглашению сторон). Оба пути законны и подробно описаны в Трудовом кодексе. Однако зачастую работодателю проще и быстрее «отделаться» от части сотрудников, договорившись с каждым о конкретной сумме выплаты.

Нюанс этого варианта в том, что если договоренность между работодателем и работником о денежной компенсации не будет достигнута, возможно давление со стороны руководства на сотрудника, который не хочет покидать компанию. Согласитесь, не очень приятный поворот событий. Если же идти по пути наименьшего сопротивления, и сокращать штат в классическом исполнении закона, работодателю придется запастись терпением, поскольку процедура продлится несколько месяцев.

И при одном, и при другом раскладе возникают определенные сложности, разногласия и споры. Однако выстраивать действия организации по букве закона означает защитить права обеих сторон: как работника, так и работодателя. Ведь без соответствующих документов работодателю будет проблематично спросить со своего сотрудника, если тот не исполняет надлежащим образом свои функции.

Таким образом, законодательная база предоставляет право выбора каждой из сторон. Осталось только определить, куда сворачивать: направо или налево.

У нас есть новая структура и другая численность людей. Что дальше?

Итак, большая часть сложного пути пройдена. Но стресс еще не отступил, а работать и достигать вновь поставленных целей надо. Как мотивировать оставшийся персонал? Казалось бы, все просто. Ты остался при работе, так иди и выполняй свою работу хорошо, чтобы не попасть под раздачу в следующий раз. Тут, на мой взгляд, какого-то общего правила, совета или руководства к действию не существует. Как я уже говорила, всегда надо оставаться человеком. В этом и состоит задача HR-службы: подставить плечо, дать поплакать в жилетку, успокоить, помочь, сказать какие-то слова поддержки, ну и, конечно, быть честными, ибо любой человек всегда почувствует, лукавите вы или нет.

Думаю, коллеги, работающие в сфере управления персоналом, согласятся, что тема оптимизации и сокращения численности никого не оставляет равнодушным. Все мы надеемся, что участь проводить такие процедуры не постигнет нас никогда, ну или, по крайней мере, в ближайшее время.

Поэтому хочу пожелать всем прочитавшим мою статью удачи, и пусть работа приносит вам максимум удовольствия, ведь:

Когда вы что-то делаете без любви и непрофессионально – это халтура,

Когда вы что-то делаете без любви, но профессионально – это ремесло,

Когда вы что-то делаете не профессионально, но с любовью – это хобби,

Когда вы что-то делаете профессионально и с любовью – это искусство.

Так пусть каждый из вас занимается именно искусством!

Митюшкина Маргарита, HR-эксперт. Опыт работы: IT (системная интеграция), фармацевтика, ж/д логистика.

Просто о сложном: что такое оптимизация штатного расписания?

Штатное расписание должно отражать реальную структуру фирмы, состав занятых работников и фонд оплаты труда, подлежащий выплате.

Тем не менее, далеко не каждый руководитель предприятия может реально оценить, насколько расписание отражает потребности организации в рабочей силе и занятых сотрудниках.

Именно поэтому часто возникает необходимость в оптимизации – приведении расписания в полное соответствие с актуальными потребностями, исключении из него невостребованных вакансий и расширении за счёт тех должностей, которые перегружены.

Какова цель?

Оптимизируя расписание, работодатель ставит своей целью:

• определить, каково минимальное количество структурных единиц и должностей, необходимое для того, чтобы компания могла эффективно продолжать свою деятельность;
• уменьшение затрат на оплату труда;
• ликвидация «узких мест» – расширение штатного состава компании с учётом прогнозируемых перспектив её развития;
• рациональное распределение обязанностей, связанных с исполнением трудовых функций.

Подытоживая, можно сделать вывод: оптимизация штатного расписания – это способ добиться максимальной эффективности компании за счёт минимального количества действующих или будущих сотрудников. Для проведения этой процедуры необходима совместная работа отдела кадров, экономистов, бухгалтеров и других специалистов, имеющих соответствующие полномочия на данном предприятии.

Когда проводится?

Оптимизировать кадровый состав небольшой компании бессмысленно: потери от сокращения в связи с оптимизацией человеко-часов работы окажутся выше, чем выигрыш по оплате труда. Однако чем больше фирма, чем больше в ней занято сотрудников – тем больше бессмысленных обязанностей ложится на их плечи.

Таким образом, оптимизацию имеет смысл проводить:

1. Когда из-за сокращения численности или штатов сотрудников не пострадает качество работы.
2. Когда расходы на оплату труда работников составляют значимую часть расходов организации.
3. Когда компания находится в кризисе – и необходимо использование услуг наёмного аудитора или антикризисного менеджера для того, чтобы привести производственные расходы в соответствие с возможностями компании.

Единого механизма, определяющего необходимый момент для оптимизации, не существует.

Руководство предприятия должно само определять, когда приходит пора избавляться от «балласта» – и принимать на себя последствия такого решения.

Шаги, предшествующие этому действию

Прежде, чем издавать приказы об изменении штатного расписания, руководство предприятия должно предпринять ряд шагов. Первым из них является аудит. Кадровый аудит может быть:

• внутренним, если оптимизировать кадровый состав должны уполномоченные службы самой организации (экономисты, кадровики, служба безопасности и т. д.);
• внешним, если оценку эффективности использования трудовых ресурсов проводят специалисты, ранее не занятые на предприятии.

Первый вариант хорош тем, что не требуется дополнительных расходов на оплату труда внешних специалистов. Однако ни одно предприятие обычно «не закладывается» на то, что придётся увольнять либо переводить часть имеющихся сотрудников: если такая мера назревает – проще заранее предпринять необходимые шаги.

Второй же вариант привлекателен тем, что независимые специалисты не заинтересованы в том, чтобы оставить на конкретных должностях конкретных сотрудников, они более объективны – однако руководство фирмы должно оплатить их труд. Кроме того, внешние специалисты не всегда могут оценивать потребности и стратегию развития компании.

Аудит необходим:

1. если названия должностей в штатном расписании не соответствуют той работе, которую выполняют сотрудники;
2. если названия и объём обязанностей по должности не соответствуют официально утверждённым профессиональным стандартам;
3. когда из названий должностей и структурных подразделений нельзя понять, какие функции исполняют работники и целые отделы на предприятии (как отменить подразделения в штатном расписании?).

По результатам аудита оформляется документация:

• Заключение или акт аудита – если он был поручен внешним работникам.
• Служебная записка – если аудит проводило одно из внутренних подразделений организации.

Уже на основании документации на основании аудита руководитель предприятия может предпринимать следующий шаг – издание приказа о внесении изменений в штатное расписание.

• Скачать бланк приказа об оптимизации штатного расписания
• Скачать образец приказа об оптимизации штатного расписания

В ходе проверки выявляется:

• Возможность сократить расходы на оплату труда неэффективных сотрудников.
• Возможность перераспределения обязанностей внутри организации.
• Необходимость увеличить штат за счёт приёма новых сотрудников и поручения им части обязанностей тех, кто был занят в организации ранее.
• Размер трудового стажа сотрудников, имеющих страховку.
• Требуемый по закону характер льгот и дополнительных выплат, полагающихся сотрудникам.

Результаты аудита зависят от поставленных перед аудитором задач. Именно поэтому важно прежде, чем начинать процедуру оптимизации, решить вопрос о её направлении.

Способы

Оптимизация по своей сути предполагает шаги, направленные на то, чтобы наиболее эффективно использовать трудовые ресурсы. В результате есть два основных подхода к решению этой проблемы.

Расширение

Как ни странно, довольно часто решить проблему, связанную с рабочей силой, можно с помощью найма дополнительных сотрудников. В этом случае за счёт расширения штата и заполнения вакансий можно добиться эффективности работы предприятия.

Уменьшение

Но куда чаще оптимизировать использование трудовых ресурсов приходится за счёт сокращения численности или штата. В этом случае незначительное расширение должностных обязанностей и повышение оплаты имеющихся сотрудников полностью окупает выведение за штат части кадрового состава предприятия.

Если оптимизировать расписание приходится за счёт увольнения при сокращении численности или штата сотрудников, необходимо учитывать требования ст. ст. 81, 82 и 180 ТК РФ. Предлагаем вашему вниманию и другие статьи о штатном расписании, из которых вы узнаете о том:

• как составить, утвердить и оформить документ;
• сколько оно действует и хранится;
• является ли оно локальным нормативным актом;
• как заполнить форму Т-3.

Оптимизация штатного расписания – процедура, не описанная в трудовом законодательстве. Однако на практике она с каждым годом применяется всё чаще. В том случае, если она выполняется без нарушения требований ТК РФ, результаты могут оказаться крайне положительными для работодателя, но если не соблюдаются нормы кодекса, виновные могут быть привлечены к ответственности.

Правительство Санкт-Петербурга планирует урезать бюджет на образование

Официальные источники в Правительстве Санкт-Петербурга подтвердили намерения сократить бюджет на образование. Профсоюз «Учитель» возмущен планами властей города и требует отказаться от сокращения.

Руководитель петербургского отделения профсоюза «Учитель» Александр Кондрашов уверен, что у города есть резервы, за счет которых можно бороться с пандемией, не экономя при этом на школах. После введения дистанционного обучения педагоги столкнулись с огромными сложностями в своей работе. Полноценное образование в таких условиях обеспечить невозможно, детям крайне важны дополнительные занятия, кружки, которых станет меньше с сентября. Несмотря на заверения властей, сокращение бюджета неминуемо приведет к увольнениям, в первую очередь пострадают педагоги дополнительного образования и совместители.

ЗАКС.Ру. Смольный планирует сэкономить на школах

Вызванная коронавирусом весенняя корректировка бюджета Петербурга должна задеть и сферу образования. Комитет финансов намерен сократить финансирование школ в 2020 году. Это следует из документа, попавшего в распоряжение ЗАКС.Ру: администрация Калининского района, ссылаясь на решение Комфина, просит директоров учебных заведений оптимизировать расходы за счет штатного расписания. Учителя опасаются сокращений зарплат.

Руководителей образовательных учреждений Калининского района до 22 апреля попросили определиться, каким образом они намерены сэкономить бюджетные деньги ради борьбы с коронавирусом. В разосланных в середине апреля письмах от имени заместителя районного главы Татьяны Морозковой говорится, что этого требует городской комитет финансов:

«Довожу до Вашего сведения, что Комитетом финансов Санкт-Петербурга сокращены ассигнования на предоставление субсидий общеобразовательным учреждениям на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на 2020 год».

За этой казенной фразой стоит простой смысл — Комфин решил урезать финансирование учебных заведений. Финансовое обеспечение автономных и бюджетных школ сегодня осуществляется на основе выполнения государственных заданий и выделяется в виде субсидий. Госзадания устанавливаются на учебный год. Сокращение ассигнований так или иначе может отразиться на учебном процессе и зарплатах учителей.

Районная администрация рекомендует несколько мероприятий. В частности, «оптимизацию штатного расписания». Межрегиональный профсоюз «Учитель» это трактует как совет сократить педагогов или других работников школ, числящихся в штате. Председатель петербургского отделения профсоюза Александр Кондрашов объяснил ЗАКС.Ру, что в случае «оптимизации» штатные педагоги рискуют либо потерять в зарплате, либо быть уволенными.

В администрации Калининского района заявили, что увольнять никого не придется, а оптимизация предполагает приостановку вакантных ставок.

— Решение о проведении оптимизации принимает руководитель общеобразовательного учреждения, исходя из ситуации и наличия штатного расписания. Увольнение сотрудников, в особенности педагогических работников, не допускается, — прокомментировала пресс-секретарь администрации Калининского района Юлия Лебединова.

Другой совет — внести изменения в локальные акты о стимулирующих выплатах. Минобрнауки рекомендует начислять эти выплаты учителям, участвующим в реализации педагогических проектов, работающим со школьниками из неблагополучных семей, проводящим дополнительную работу с родителями, организующим экскурсии для школьников и так далее.

Поскольку сейчас все обучение ведется дистанционно, а экскурсии, классные часы и родительские собрания в их классическом понимании временно невозможны, исполнительные органы власти могли решить, что и стимулирующие выплаты для отдельных педагогов не предусмотрены, предположила член экспертного совета Конфедерации труда России Ольга Мирясова.

Она также обратила внимание, что администрация, помимо прочего, рекомендует сократить до пяти часов на класс время внеурочной деятельности (кружков, занятий с отстающими и т.д.). По словам профсоюзницы, такая мера угрожает не только материальному положению педагогов, но и на успеваемости детей.

— Эта дополнительная деятельность очень важна сейчас, потому что дети пропустят много нормальных уроков, — отметила Мирясова.

На зарплатах учителей помимо сокращения часов внеурочной деятельности может сказаться и укрупнение групп дополнительного образования, еще одна предложенная школьным руководителям мера. В районной администрации надеются, что издержки оптимизации со временем будут покрыты за счет экономии на конкурсных процедурах, в том числе на ремонтных работах. Еще одна идея, не связанная с педагогами, — сокращение объемов потребления коммунальных услуг с помощью внедрения мер энергоэффективности. Что из этого выбрать и как использовать — совместными усилиями решат директора и чиновники.

— В настоящее время в администрации проходят консультации с представителями общеобразовательных учреждений. Они продлятся до 25 апреля 2020 года. Выработанные решения будут действовать до конца года, — сообщили в районной администрации.

Хотя окончательных решений по оптимизации еще нет, уже известно, что отрасль образования в Калининском районе секвестирована на 789 миллионов рублей. В пресс-службе администрации уточнили, что это не единственное направление, по которому из-за коронавируса пришлось урезать бюджет. В частности, сокращены некоторые ремонтные работы и частично — благоустройство.

Руководитель петербургского отделения профсоюза «Учитель» Александр Кондрашов уверен, что у города есть резервы, за счет которых можно бороться с пандемией, не экономя при этом на школах. Из-за коронавируса и режима самоизоляции педагоги, по его словам, тоже столкнулись со сложностями в своей работе. Он отметил, что, несмотря на повсеместный переход на онлайн-обучение, мало кто вспоминает о необходимости постоянного нахождения перед мониторами и надбавках за вредность, которые в некоторых школах получают учителя информатики.

— Очень странно, что мы узнаем об оптимизации от вас, — недоумевает Кондрашов. — Губернатор не выступает перед обществом и не спрашивает об отношении к такому решению. Тем более, что наш город выделяет огромные деньги на строительство Восточного скоростного диаметра, а по Западному скоростному диаметру каждый год направляют огромные деньги фирме, которая его построила. Нельзя сказать, что в городе нет денег, они просто тратятся на что-то другое.

ЗАКС.Ру попросил комитет финансов назвать общий планируемый объем сокращения ассигнований образовательным учреждениям Петербурга. На момент публикации материала в ведомстве сообщили только, что корректировка бюджета еще продолжается и пока рано давать конкретные комментарии по этому вопросу. Также там предположили, что документ о корректировке будет внесен в городской парламент в середине мая.

Сергей Еремеев, Источник

Нормативная база при изменении штатного расписания

Установленные основы

Штатное расписание составляется в конце года с внесением изменений по итогам года. Но его можно изменять каждый раз, когда на предприятии происходят изменения численности работников или их зарплаты. В этом документе, кроме количества сотрудников, отражены организационная структура предприятия, взаимосвязь структурных подразделений, форма и размер оплаты труда на основе тарификации и дополнительных выплат.

Ведение такого документа обязательно для бюджетных организаций, хотя на практике большинство работодателей считают необходимым включать его в перечень своей обязательной документации (оформляется по единой установленной форме №Т-3). Это очень удобно и наглядно при анализе ситуации на предприятии, при планировании изменения штата и уровня оплаты.

В Трудовом кодексе подчеркивается, что:

• возникновение трудовых отношений должно быть основано на локальных актах (ст. 15);
• работник занимает должность, исходя из записей в штатном расписании (ст.57);
• изменения в штатном расписании не должны противоречить нормам закона, а также ухудшать положение работника (ст. 8);
• работник должен быть оповещен обо всех изменениях в штатном расписании, касающихся условий его труда и оплаты (ст. 22).

Изменение штатного расписания производится при изменении количества работников, размеров и форм оплаты, реорганизации, а также при оптимизации производства и перераспределении обязанностей.

Примеры

Пример 1. У руководителя предприятия возникает необходимость в еще одном заместителе, который должен курировать финансовую или коммерческую часть. Но объема работы недостаточно для оформления полной ставки, поэтому обязанности заместителя возлагаются на начальника одного из отделов. При этом круг его обязанностей расширяется, а оклад увеличивается.

Пример 2. В штатное расписание вводится дополнительная единица кассира, так как бухгалтер не справляется с увеличившимся объемом работы. По принципу внутреннего совместительства бухгалтер получает дополнительно полставки кассира, в результате чего работа выполняется в полном объеме, а работник получает оплату в полторы ставки.

Как проводится оптимизация

При необходимости оптимизации производства требуется оптимизировать штатное расписание, то есть оно приводится в полное соответствие с реальными потребностями предприятия. Целью оптимизации служит определение того:

• какое наименьшее количество работников и структурных подразделений требуется для полноценного функционирования предприятия;
• насколько возможно уменьшить затраты на оплату труда без ущемления прав работников;
• какие «слабые места» имеются на предприятии, каким образом можно изменить штат с учетом прогнозов его дальнейшего развития;
• как рационально распределить обязанности между сотрудниками предприятия.

Одним словом, оптимизация – это способ достичь наивысшей эффективности предприятия путем использования наименьшего количества работников и минимальных затрат. Оптимизация эффективна только на крупных предприятиях, так как на маленьком предприятии потери могут оказаться выше, чем выигрыш по оплате труда.

Над изменением штатного расписания при оптимизации работают несколько отделов: бухгалтерии, юридического, отдела кадров и экономистов. Штатное расписание при оптимизации может быть изменено двумя путями:

• Полностью переписывается в новом варианте, получает новый номер согласно нумерации, ведущейся на предприятии. Это делается при серьезных перестановках кадров, при переводе сотрудников из одного отдела в другой, при других серьезных нововведениях в штатном расписании.
• Штатное расписание остается в прежней редакции, но в него вносятся некоторые корректировки, если изменения несерьезные. Для внесения поправок необходим приказ руководителя предприятия.

Если изменения касаются нескольких работников, а тем более целых подразделений, штатное расписание меняется полностью.

Оптимизация производится с учетом ст. ст. 81, 82, 180 ТК РФ и предусматривает:

• перевод на другую должность в связи с сокращением штата;
• массовое сокращение;
• сокращение должности;
• увольнение в связи с сокращением штата и исключением данной должности;
• расширение штата сотрудников за счет привлечения новых людей.

Если оптимизация предусматривает сокращения численности работников или штата, снижение заработной платы, на предприятии созывается специальная комиссия, которая совместно с профсоюзом следит за соблюдением прав и интересов увольняемых работников.

Порядок действий при изменении штатного расписания в случае оптимизации

Для этого предусмотрена установленная процедура, которая подразумевает оформление определенного количества документов и соблюдение некоторых правил.

Служебная записка

Первым шагом должна стать служебная записка на имя генерального директора, в котором приводится полное обоснование необходимости проведения тех или иных изменений. Она составляется в произвольном виде, хотя в Интернете можно найти образцы таких документов.

Служебная записка передается на рассмотрение руководителя предприятия. В некоторых случаях проводится внутренний или внешний аудит для определения необходимости изменений. Аудиторы изучают возможность:

• сокращения расходов на оплату неэффективных работников;
• возможность перераспределения обязанностей внутри организации;
• необходимость расширения или сокращения штата.

Кроме того, изучаются трудовой стаж работников, выплачивающих страховые выплаты, дополнительные выплаты и льготы сотрудникам. Гендиректор, после изучения служебной записки или акта по итогам аудита, выносит решение.

• Если решение положительное, следующим шагом становится составление приказа об изменении штатного расписания с отражением всех изменений, которые планируется провести. Приказ должен содержать подробное разъяснение запланированных изменений. Копии приказа должны быть переданы всем лицам, интересы которых затрагиваются этим документом. При согласии с ним работник подписывает документ с указанием даты ознакомления.
• Если предстоят перемены в условиях труда и зарплате работников, администрация обязана уведомить их за 2 месяца до предполагаемой даты изменений (ст. 180 ТК РФ). То есть в этом случае штатное расписание изменяется только спустя 2 месяца с даты уведомления работников.
• Если работника увольняют по сокращению штата, ему должны предварительно предложить другие должности в соответствии с его квалификацией и уровнем образования.

Пересмотр документов

После внесения изменений в штатное расписание необходимо внесение соответствующих записей в документы работников, которых коснулись данные изменения:

1. Если изменяются условия труда и оплаты составляется допсоглашение к трудовому договору.
2. Вносятся записи в личную карточку.
3. При изменении должности заносятся сведения об этом в трудовую книжку с указанием приказа и его номера.

Все эти записи должны полностью совпадать с тем, что написано в штатном расписании.

Как составляется приказ

Целесообразно включить в текст приказа следующие формулировки: «В целях оптимизации организационной структуры» или «В связи с производственной необходимостью». Приказ обязательно содержит следующие пункты:

• его наименование: «Приказ»;
• даты подписания документа и вступления в силу штатного расписания;
• подробный перечень изменений с пошаговым указанием должностей или отделов;
• лицо, ответственное за оформление штатного расписания;

Внизу ставится подпись руководителя предприятия.

Образец приказа при сокращении доступен для скачивания здесь.

Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата (образец)

Оптимизация не должна производится только с учетом односторонних интересов. Необходимо помнить, что непродуманные сокращения могут закончиться снижением качества работы. Оптимизация требуется, только если расходы на зарплату сотрудников составляют преобладающую часть бюджета предприятия или в условиях кризиса, когда финансовые возможности работодателя ощутимо снижаются.

Оптимизация – это процедура, которая не имеет четкой регламентации по закону, но во многих случаях важная и необходимая. Если провести ее правильно и без нарушения прав работников, она может дать большие положительные изменения.

Про изменения в ШР расскажет видео ниже:

В своей работе я намерена рассмотреть ряд вариантов сокращения штатного расписания, плюсы и минусы каждого варианта, а также затронуть юридическую сторону процедуры сокращения штатных работников в связи с переходом на подушевое финансирование.

1. Выбор приоритета.

Тюменская модель, по которой мы работаем, как и всякая, проходящая

апробацию новинка, заключает в себе ряд недоработок. В частности, это противоречие между зарплатой педагогов и обслуживающего персонала. Так, зависимость заработной платы директора и его заместителей от среднего заработка учителей, существенно влияет на заработные платы остального обслуживающего персонала школы. Другими словами – чем больше получает учитель, директор и его замы, тем меньше остается денег в фонде заработной платы для воспитателей, медика, психолога, водителей автобуса, техничек и работников столовой.

Никто не спорит, что качество обученности является важнейшим показателем работы школы, а денежное стимулирование учителя мощным фактором для повышения этого качества. Да и с чисто человеческой, житейской точки зрения каждый директор хочет, чтобы и его учителя, и он сам получали достойную заработную плату за свой нелегкий труд. Но в таком случае приходится жертвовать дополнительным образованием, внеучебной работой, чистотой и ухоженностью школьных помещений, полноценным питанием, физическим и психическим здоровьем учеников. Все это идет вразрез с новыми образовательными стандартами, которые предусматривают не только всестороннее развитие личности ребенка, но и обучение его в комфортных условиях, создание благоприятной образовательной среды.

В связи с данной проблемой директор должен обязательно определить приоритет дальнейшего существования (не могу сказать развития) своей школы. Для этого необходимо провести анализ образовательного заказа родителей и учеников своей школы. Определить, к какому кластеру относится ваша школа, какие требования к образовательному процессу предъявляют ее ученики и их родители, какой объем дополнительных образовательных услуг могут предложить близлежащие дворцы искусства, спортивные и музыкальные школы, выразят ли желание вузы организовать для старшеклассников курсы, лекции, семинарские занятия. На основе данных исследований делайте вывод, сосредоточить ли в вашей школе всю работу только на выдачу качественных знаний по образовательному стандарту и подготовку поступления в вуз, или же школа даст обучающемуся весь спектр услуг и комфорта при скромных результатах обученности.

Если для получения качественных знаний и высоких результатов родители и их дети согласны обучаться в условиях средних между бараком и казармой, а культурное развитие заменить элективами и факультативами, смело увольняйте обслуживающий персонал. Если родителям все равно, какие оценки будут у их детей в аттестате и деньги на поступление на бюджетное место для них не проблема, снимайте с учительской заработной платы коэффициенты, доплаты, урезайте часы и можно будет оставить весь штат без сокращения.

Ситуация парадоксальная. В идеале хотелось бы и качественно и комфортно. Но где вы видели идеальную школу? Всегда чего-то не хватает. Хотя, логики в применении прокрустова ложа (70% и 30%) я не вижу. Почему в не самый тяжелый финансовый период существования нашей страны мы должны экономить на детях, сокращать психологов и техничек, недоплачивать учителям? По личному опыту знаю, что в наших школах нет лишних людей, там остались работать только те, кто не может жить без школы, а школа в свою очередь не может жить без них. В этом году я побывала в частном лицее «Гармония». Родители лицеистов, люди состоятельные, умеют считать деньги. Но они посчитали необходимым оплатить работу семидесяти сотрудников для своих 120 детей. Какое там соотношение в процентах, я не поинтересовалась, но эти дети имеют все. Вопрос мой относится к разряду риторических и ответа не требует, а штаты все же придется сокращать.

2. Сокращение штатов.

а) совместители

Первое, что пришлось сделать, это решить, что сделать с теми, кто имеет небольшую нагрузку. Заработная плата этих учителей отрицательно влияет на средний заработок педагогического состава, а следовательно, и заработок администрации. Не секрет, что в каждой школе есть неплохие работники из обслуживающего персонала, которые перехватывали часок-другой преподавательской работы и избавляли меня от поиска специалиста или перегрузки основного состава. Как ни жалко, но их нагрузку пришлось отдать учителям.

Так как моя школа небольшая, то дефицит нагрузки испытывают почти все. Особенно трудно учителям музыки, рисования, ОБЖ и начальных классов. Здесь можно предложить совмещение предметов внутри школы. Так, у нас один и тот же учитель преподает ОБЖ и физкультуру, другой физику совмещает с трудами, а учитель начальных классов преподает информатику. Конечно, от почасовиков из ВУЗов, специалистов для преподавания элективов и спецкурсов углубленного изучения предметов придется отказаться. Многое, из того, что сделано для перехода на НСОТ, не идет на пользу образовательному процессу, но между тем, «уплотнив» таким образом, преподавательский состав, мы смогли добиться среднего заработка в 10 тысяч рублей, что для сельской местности является весьма солидной суммой.

б) кружки, секции, клубы

Дополнительные занятия, не предусмотренные базисным учебным планом, а, следовательно, не включенные в сетку расписания, оплачиваться из учительского фонда не могут. Расставаться со всеми кружками и секциями сразу я посчитала предательством моих воспитанников, которые уже который год поют и пляшут, рисуют и вяжут, приносят школе спортивные кубки и дипломы с выставок. Для тех, кто совмещает кружковую работу с преподавательской деятельностью, я перенесла оплату работы за кружок в стимулирующую часть. Сумма в большинстве случае получилась символической, но все же лучше, чем ничего. Гораздо сложнее было осознать, что первые полгода они будут работать бесплатно, чтобы потом их работу простимулировали и оплатили, как говорят, по факту.

Гораздо сложнее было с людьми, не включенными в штат учителей. Для них пришлось ввести в штат одну единицу педагога дополнительного образования и мелко-мелко ее разделить на 0,10 или 0,15 ставки. И все же от услуг, например, музыканта, пришлось отказаться.

в) администрация

Улучшив материальное положение преподавательского состава, я унынием обнаружила, что фонда заработной платы на обслуживающий персонал мне не хватает. Для школы в 200 человек при централизованной бухгалтерии в моем штате были три зама, старший воспитатель, завхоз, заведующий пришкольным участком, мастер производственного обучения, секретарь, библиотекарь, лаборанты, а еще мне хотелось бы в штат своего психолога, врача к медсестре и зама по информатике. Но мечты разбились о реальность, пришлось сокращать уже имеющийся штат, причем уменьшение объема нагрузки на администрацию и обслуживающий персонал не предвиделось.

Поскольку воспитание и организация досуга в нашей школе отдана опытному специалисту и особенно острых проблем из-за благоприятного окружающего социума пока что нет, я отказалась от ставки старшего воспитателя. Его работу переложила на плечи заместителя по воспитательной работе и классных руководителей. Должность секретаря взяла на себя, а заместителя по трудовому обучению догрузила работой по хозяйственной части. Замом по информатике и по науке стал в одном лице заместитель по учебному процессу. Учителям же вменили в обязанность работу лаборантов, биолог стал заведовать пришкольным участком, а водитель автобуса совмещает свою работу с работой мастера производственного обучения. Символических доплат за новые обязанности хватило не всем, но при тотальной безработице на селе, люди были довольны тем, что остались на своих рабочих местах. Двух людей — секретаря и мастера производственного обучения пришлось сократить.

Добавлю для тех, кто только приступает к столь болезненному вопросу, что расширение круга обязанностей с каждым надо обговорить индивидуально и внести соответствующие изменения в должностные инструкции. Что бы избежать дальнейших неприятностей, эти изменения желательно обговорить с профсоюзной организацией и Управляющим Советом школы и ознакомить всех персонально под роспись.

г) младший обслуживающий персонал

Специфика сельской школы с подвозными детьми не позволяет производить масштабные сокращения младшего обслуживающего персонала. Детей надо привезти и отвезти в три направления. Даже три наших автобуса не могут единовременно отвезти всех школьников, возим по очереди. Сокращение здесь равносильно срыву образовательного процесса.

Поскольку младшие дети ждут, когда закончатся уроки у старших, а привезли всех в школу заранее, получается, что дети находятся в школе минимум восемь часов. Значит, детей надо накормить завтраком и полноценным обедом. Организовать централизованное питание практически невозможно, поскольку до ближайшего комбината питания, пусть даже он будет в Кинешме, более часа езды на хорошей машине. Приходится готовить обеды на месте. А это значит, как минимум нужен зав. производством, повар и работник для мытья посуды и уборки помещения. Единственное, что я смогла сделать – это отнять полставки у кухонного работника. Сначала она пыталась приходить попозже, уходить пораньше. Но объем работы таков, что справиться за четыре часа практически невозможно. Приходится задерживаться.

Принцип «за меньшую ставку та же работа» распространился и на техничек, и на гардеробщицу, и на сторожа. За исполнение работы электрика получает доплату учитель физики. Один из водителей выполняет обязанности рабочего по зданию и за это стимулируется скорее символически, чем по результатам труда.

В результате можно сказать, что условие (60% и 40%) мы выполнили, но истинный масштаб цены такого поступка будет виден через несколько лет. Оптимизация штатов на самом деле обернулась увеличением нагрузки на работников школы, и фактически увеличения заработной платы не произошло. За все прибавки придется отработать вдвойне, а может быть и втройне, выполнять несвойственные данной должности функции, отдать преподавание ряда предметов непрофессионалам и лишиться системы дополнительного образования.

3. Юридические тонкости процедуры сокращения.

Штатное расписание – это первичный учетный документ с одной стороны, с другой – это внутренний документ, локальный акт, самостоятельно разработанный в конкретной организации, в котором указывается структура, численность должностей, должностные оклады. В нем не перечисляются конкретные лица, занимающие те или иные должности. Разработка штатного расписания позволяет рационально распределить обязанности между работниками.

Увольнение по сокращению численности штатов допускается при наличии следующих условий: если сокращение имело место; если увольнение продиктовано интересами производства; если увольняемый работник не имеет преимущественного права на оставления на работе, если нет возможности перевести работника на другую работу. В нашей школе пришлось производить увольнение, вызванное уменьшением ФОТ, введение в штаты двух водителей автобусов.

Предоставьте другую работу

В силу ч.1 ст. 180 ТК РФ при увольнении по сокращению численности или штата работников работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу ( вакантную должность) в соответствии с ч.3 ст. 81 ТК РФ.

Часть 3 ст. 81 ТК РФ определяет, что увольнение по сокращению численности или штата работников организации, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Кроме того, при решении вопроса о переводе работника на другую работу работодателю необходимо учитывать реальную возможность работника выполнять предлагаемую ему работу с учетом его образования, квалификации, опыта работы.

Невыполнение работодателем обязанности по предоставлению другой подходящей для сотрудников работы является нарушением порядка увольнения и влечет восстановление последнего на работе в прежней должности.

В соответствии со статьей 81 ТК РФ сокращение численности или штата работников является одним из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя. Чтобы уволить работника по этому основанию, работодатель обязан соблюдать определенный алгоритм действий, установленный трудовым законодательством. Вместе с тем у организации появляется определенные обязанности перед работником, знать о которых полезно для каждой из сторон трудового договора.

Предупрежден в срок

Часть 2 ст. 180 ТК РФ устанавливает, что о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Работодатель получает письменное заявление работника об увольнении – оно станет дополнением к приказу об увольнении, с которым работник должен быть ознакомлен под запись (Приложение ).

Помимо соблюдения сроков уведомления работников, работодатель обязан произвести уволвольняемому все выплаты, установленные действующем законодательством РФ. Увольняемому работнику при расторжении трудового договора в связи с сокращением штата, выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Кроме того, за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства. Но не свыше двух месяцев со дня увольнения ( ч.1 ст. 178 ТК РФ).Работодателем также должен быть рассмотрен вопрос об отпусках, не использованных работником. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска ( ст. 127 ТК РФ ).

Есть ли привилегии?

В тоже время расторжение трудового договора при сокращении численности штата работников возможно лишь при условии, что работник не имеет преимущественного права на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ ).

По общему правилу привилегированное положение сохраняется за работниками с более высокой производительностью труда и квалификацией. Указанные работники считаются более ценными, и уволить по сокращению их могут только в последнюю очередь. При равной производительности труда и квалификации работников предпочтение в оставлении на работе отдается семейным лицам, на содержании которых находится два и более иждивенца, лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком, инвалидам ВОВ и инвалидам боевых действий по защите Отечества, а также работникам, повышающим свою квалификацию без отрыва от работы.

В ТК РФ установлено несколько категорий работников, которые не могут быть уволены по сокращению штата. К ним относятся беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до четырнадцати лет ( ребенка-инвалида до восемнадцати лет), и другие лица, воспитывающие детей без матери (ст.261 ТК РФ) Увольнение в связи с сокращением штата работника до 18 лет, помимо соблюдения общего порядка, допускается только с согласия соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (ст.269 ТК РФ).

Уведомить госорганы

При принятии решения о сокращении штата работников работодатель обязан в письменном форме сообщить об этом в органы службы занятости не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий и указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников, а также условия оплаты ( Приложение ).

Как видим, при увольнении по рассматриваемому основанию необходимо быть предельно внимательным и соблюдать установленный законодательством порядок, ведь в случае признания увольнения незаконным работник будет восстановлен на предыдущей должности, а работодателя могут обязать выплатить средний заработок за время вынужденного прогула.

Приложение

Схема оптимизации штатного расписания

Приложение

Муниципальное образовательное учреждение

Елнатская средняя (полная ) общеобразовательная школа

Приказ№70 от 01.01.01 г.

В связи с переходом на новую систему оплаты труда в соответствии с Постановлением главы администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области от 30.05.200 № 000 «О введении новой системы оплаты труда работников общеобразовательных учреждений Юрьевецкого муниципального района в рамках комплексного проекта модернизации образования Ивановской области»

П р и к а з ы в а ю:

Внести изменения в штатное расписание работников Елнатской средней школы.

Мастер производственного обучения ……………………………0,5 ставки. Гардеробщица………………………………………………………0,5 ставки. Подсобный рабочий…………………………………………………0,5 ставки. Рабочий по ремонту и обслуживанию здания…………………….0,5 ставки. Библиотекарь…………………………………………………………1 ставка. Рабочий по комплексному обслуживанию здания…………………4 ставки.

Сокращается должность старшего воспитателя – 1 ставка, лаборанта – 1 ставка, электрик – 0,25 ставки.

Новое штатное расписание ввести в действии с 1 сентября 2008 года.

Директор школы:

С приказом ознакомлены:

Муниципальное образовательное учреждение

Елнатская средняя (полная ) общеобразовательная школа

Приказ № 000

От 9сентября 2008года.

О штатном расписании :

В связи с переходом на новую систему оплаты труда в соответствии с Постановлением главы администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области от 01.01.2001года № 000 » О введении новой системы оплаты труда работников общеобразовательных учреждений Юрьевецкого муниципального района в рамках комплексного проекта модернизации образования Ивановской области», приказываю:

Вести новое штатное расписание с 1 сентября 2008года на учебный год:

1. Директор -1ставка,

2. Зам. директора по учебной работе – 2 ставки,

3 Зам. директора по воспитательной работе – 1ставка,

4 .Завхоз -1ставка,

5. Секретарь — 0.5ставки,

6. Мастер производст. обучения -0.5 ставки,

7. Библиотекарь -1ставка,

8. Зав. производством столовой -1ставка,

9. Повар — 1ставка,

10. Подсобный рабочий — 0.5ставки,

11. Водитель -1ставка,

12. Рабочий по комплексному обслуживанию зданий — 4, 5ставки,

13. Гардеробщица -0.5ставки,

14. Сторож — 1ставка

15. Медицинская сестра — 1ставка,

16. Специалист дополнительного образования — 0.25 ставки

17. Воспитатель группы продленного дня — 1 ставка,

18. Лаборант по обслуживанию компьютеров — 0.5ставки

Директор школы :

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ЕЛНАТСКАЯ СРЕДНЯЯ (ПОЛНАЯ) ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЯ ШКОЛА

Приказ

№ от 6 ноября 2008года О сокращение штата

В связи с оптимизацией штатного расписания на основании приказа за № 000 от 01.01.01 года согласно ст.81 п.2 ТК

приказываю:

Сократить штатные единицы завхоза, секретаря, мастера производственного обучения на основании нового штатного расписания с 1 января 2009 года; Предупредить о предстоящем сокращении завхоза и секретаря и мастера производственного обучения ; – заместителю директора, подать сведения о работниках, подлежащих сокращению в центр занятости населения.

Директор школы:

С приказом ознакомлены:

Приложение

От МОУ Елнатская средняя школа

Адрес: 155441 Ивановская область,

Юрьевецкий район,

с Елнать, ул.

У В Е Д О М Л Е Н И Е

В порядке ст.180 ТК РФ уведомляем Вас о том, что согласно приказу №___________

от 01.01.2001 в МОУ Елнатская средняя (полная) общеобразовательная школа утверждено новое штатное расписание, которое вводится в действие с 01.01.2009 года.

В соответствии с новым штатном расписанием ваша должность заведующей хозяйством и секретаря будет сокращена.

Иных вакантных должностей, которые можно было бы Вам предложить, не имеется.

Директор школы

Уведомление получил(а)___________________________________________________

Подпись Расшифровка Дата

Приложение

ОГУ Юрьевецкий ЦЗН

Директора МОУ Ёлнатская

средняя (полная) общеобразовательная школа

Списочная численность работников – 38 человек

Списочная численность работников, подлежащих увольнению – 2

Дата высвобождения – 31 декабря 2008 года

Сведения о высвобождаемых работниках, подлежащих увольнению в связи с сокращением штата:

Ф. И.О.	Дата рождения	образование	должность	средняя зарплпата	адрес проживания	Примечание
		Среднее специальное Плесский с/х техникум	Завхоз, секретарь	5606 руб.	Ёлнать, ул. Речная	04.04.2009 г исполняется 55 лет
		Среднее специальное Шуйский с/х техникум	Мастер производственного обучения	3126 руб.	Ёлнать, ул. Комсомольская	Получает пенсию по льготе

Директор школы: