24 декабря Федеральная нотариальная палата утвердила порядок формирования простой электронной подписи, которой гражданин будет подписывать цифровой документ. Это позволит оформлять некоторые важные документы сразу в электронном виде. Причем не обязательно нотариальные.

В феврале будущего года вступит в силу закон, который разрешит гражданам прямо в нотариальной конторе создавать юридически значимые электронные документы. Например, заявления в налоговую или в суд. Потом эти файлы можно направить в официальные инстанции, и там их примут. Цифровой документ позволит решать массу вопросов по электронной почте, не простаивая в очередях в различных офисах.

Сейчас почти все ведомства переходят на электронный документооборот. Во многие инстанции гражданин может обратиться через интернет и решить важные вопросы. Но требования к официальным документам остаются прежними: для решения значимых вопросов необходимо предоставлять юридически значимые документы. Как правило, граждане переводят в цифровой вид бумажные документы. Но скоро при желании можно будет совсем уйти от бумаги.

Правда, чтобы система заработала, необходимо было решить один технический вопрос. При оформлении заявления, деклараций, а также различных нотариальных документов, например, доверенностей или разрешений на выезд ребенка за границу, необходима подпись гражданина. Если документ бумажный, человек расписывается от руки. Если документ электронный, должна быть цифровая подпись.

Здесь есть непростой и дорогой для человека путь: самостоятельно получить личную усиленную квалифицированную электронную подпись. Для этого надо обратиться в специальные центры, предоставить пакет документов (паспорт, СНИЛС, ИНН) и заплатить несколько тысяч рублей. Такая подпись выдается на определенный срок, поэтому надо регулярно доплачивать и обновлять.

Для нотариальных документов была альтернатива: сначала оформить на бумаге, потом перевести в цифру. «Для этого существует нотариальное действие по удостоверению тождественности электронного документа бумажному и наоборот», — рассказывают эксперты Федеральной нотариальной палаты.

В наступающем году необходимость в получении гражданином усиленной электронной подписи для оформления юридического документа в цифре отпадет. Достаточно будет «подписать» документ простой электронной подписью в присутствии нотариуса. Федеральная нотариальная палата регламентировала, как должна выглядеть и применяться простая электронная подпись.

«В арсенале нотариусов появятся электронные цифровые устройства, которые позволят легким и понятным для человека образом «подписать» документ в электронном виде, — рассказывают эксперты. — То есть гражданину, желающему, к примеру, оформить согласие на сделку в электронном виде, достаточно будет просто обратиться к нотариусу. Тот подготовит необходимый документ в цифровом формате, а далее предоставит клиенту возможность поставить на нем свою простую электронную подпись — клиент распишется своей привычной подписью на специальном планшете».

Грамотно оформленный документ в цифре имеет ту же юридическую силу, что и бумага с печатью

Нотариус обеспечит точную идентификацию личности гражданина и подтвердит, что тот все сделал добровольно. «Используемые в работе нотариуса цифровые технологии позволяют повысить комфорт и скорость оказания нотариальных услуг при еще большей защищенности участников гражданского оборота», — отметил президент ФНП Константин Корсик.

По его словам, активное развитие нотариата в последние годы способствует надежной защите прав граждан, законных интересов собственника.

«Новые полномочия нотариуса в традиционных областях, а также инициативы нотариата по развитию электронных технологий в правовой сфере создали новые, уникальные и комфортные возможности для граждан и бизнеса, — говорит Константин Корсик. — В условиях такого интенсивного развития совершенствование законодательства в сфере нотариата способствует его эффективному и успешному правоприменению, чтобы полномочия и обязанности нотариуса соответствовали требованиям сегодняшнего дня».

В этой статье мы хотим дать определение удостоверению равнозначности электронного документа.

Ведение электронного документооборота уже давно и устойчиво влилось в нашу привычную жизнь. Многие необходимые документы сейчас можно заказать не выходя из дома: справки, налоговые выписки, некоторые виды свидетельств и прочие. Это существенно сокращает время, которое так сильно ценится в нашем бешеном ритме. Электронный документооборот не обошел и нотариальное делопроизводство. Нельзя не отметить высокую эффективность данного способа. Так, например, электронное взаимодействие между нотариатом и Росреестром позволило сократить срок регистрации права собственности до 1 рабочего дня при направлении документов через нотариуса. Единая информационная система позволяет нотариату сотрудничать не только с Росреестром, но и ФНС, МВД, Центральном каталогом кредитных историй, банками и другими инстанциями. Можно сказать, что заявители могут получить услуги в комфортном режиме «одного окна». В нашей практике абсолютное большинство заверений касается справок об отсутствии судимости с ЭЦП. Когда необходимо придать юридическую силу электронному документу, нотариус проводит процедуру равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Выполняя это действие, нотариус обеспечивает электронной версии документа ту же юридическую силу, что и оригинал, соответственно, после чего такой электронный документ может использоваться во всех инстанциях с тем же успехом, что и оригинал. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью и иметь файл с изображением самого документа в формате pdf.

Электронный документооборот в нотариате в прямом смысле слова сокращает расстояние и стоимость доставки документов. Это касается законченных нотариальных актов, таких как согласие на выезд ребенка, доверенности, заявления, завещания и прочие. Распространенный случай, когда оба родителя находятся в разных городах, и нужно оформить согласие на выезд ребенка.

Пример оформления электронной доверенности у нотариуса

Рассмотрим процедуру, когда наш заказчик, скажем, находится во Владивостоке и оформляет доверенность на наших сотрудников для представления его интересов в тех или иных инстанциях в Москве.

  1. Мы направляем необходимую форму доверенности по e-mail заказчику или напрямую на электронную почту нотариусу в регионе по предварительной договоренности.
  2. Далее в нотариальной конторе привычным образом оформляется доверенность на бумажном носителе.
  3. Следующим этапом является преобразование бумажного варианта в электронный путем шифрования крипто-ключом электронной подписи нотариуса посредством специальной программы. В процессе заявитель получает zip-архив (контейнер с изображением бумажного документа и ЭЦП).
  4. Данный архив направляется региональным нотариусом нашему нотариусу через внутреннюю «Информационную систему нотариуса «еНот, либо архив направляется нашему менеджеру на почту, в данном случае мы самостоятельно направляем zip архив на личный email нотариуса, с которым работаем.

Таким образом, если в одном городе нотариально удостоверить электронный документ, отправить его по электронной почте (контейнер с изображением и ЭЦП), провести обратную процедуру (удостоверение равнозначности документа на бумаге электронному) в другом городе, можно получить юридически применимую в любых инстанциях версию документа в самые сжатые сроки. Даже самые быстрые логистические компании не могут обеспечить такую мгновенную передачу документов. И пересылка доверенности курьерской службой не требуется.

Мы рекомендуем нашим заказчикам пользоваться электронным документооборотом с целью экономии времени и средств на пересылку документов.
За более подробной информацией можно обратится к нашим экспертам!

Электронная нотариальная доверенность — документ, равнозначный бумажному, но оформленный в цифровом виде. Такую доверенность можно составить у нотариуса — только в этом случае она будет иметь юридическую силу.

Процедура оформления

Оформление электронной доверенности выполняется в несколько этапов: Необходимо прийти к нотариусу с оригиналом паспорта. Специалист должен удостоверить личность заявителя по документу. Если доверенность уже оформлена в бумажном виде, ее проверят и переведут в цифровой формат. При отсутствии документа сначала составляется бумажная доверенность, потом — ее электронный аналог.

Цифровой документ заверяют электронной подписью юриста, причем подпись располагают в отдельном файле. Документ сохраняют на внешний носитель.

Внести изменения в оформленную нотариально электронную доверенность нельзя — она зашифрована крипто-ключом с помощью специальной программы. Такой документ равнозначен бумажному, он имеет законную силу. В инстанциях, где предъявитель использует доверенность, могут легко проверить, действителен ли сертификат ЭЦП.

Более того, действительность документа может быть проверена по Реестру доверенностей — такая база работает с 2017 года.

Преимущества электронной доверенности

Одно из преимуществ такого вида документов — мгновенная передача получателю. Не требуется пересылка или услуги курьерской доставки, все происходит максимально безопасным способом — через электронную почту или мессенджер.

Отправка осуществляется в любую точку мира одним нажатием кнопки.

Также хранение и передача в электронном форме более безопасны. Бумажные доверенности могут теряться, портиться, иногда документы крадут. Хранение на электронном носителе позволяет избежать таких рисков.

Подделать цифровой документ практически невозможно — он защищен ЭЦП.

На цифровую документацию переходят организации для сокращения объема архивов. Электронные архивы исключают бюрократию, долгие поиски материалов, путаницу и проволочки при решении важных задач.

Такой документооборот сокращает время на работу с бумагами и экономит бюджет — больше не нужно тратиться на курьеров, отправку писем и посылок специальными службами.

Электронная доверенность доступна организациям и физическим лицам. Организациям при оформлении таких документов также требуется ЭЦП — необходима цифровая подпись руководителя, ответственного за принятие решений.

Некоторые операторы ЭДО предлагают выписывать доверенность в электронной форме, руководствуясь «Об электронном документообороте». На первый взгляд, это удобно. Однако о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности регламентирует обращение исключительно доверенностей, выписанных на бумаге. Что делать бухгалтеру: выписывать доверенность на бумаге или в электронной форме?

Недавно на была точка зрения начальника отдела внедрения и обслуживания ЭСФ НИЦ «Янги технологиялар» Нозима ТУРАЕВА. Он считает, что нарушений не будет, если первичную бухгалтерскую документацию, в том числе и доверенности, оформлять только при помощи системы электронного документооборота – с соблюдением требований законодательства. Однако его позиция в отношении доверенностей вызвала оживленные дискуссии между практикующими специалистами. В продолжение темы обратился к экспертам, которые рассмотрели различные аспекты этого вопроса.

ЭЦП не предназначена для оформления доверенностей

Екатерина ТКАЧЕНКО, главный бухгалтер ОНК ООО «Арбитражный дом Мухамедбаева»:

– «В «Об электронном документообороте» сказано, что электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Обязательный реквизит электронного документа – ЭЦП. В законе «Об электронной цифровой подписи» говорится, что ЭЦП равнозначна собственноручной подписи, если она используется в целях, указанных в сертификате ключа электронной цифровой подписи.

В системе электронного документооборота у нас применяется ЭЦП, выданная центром регистрации электронных ключей НИЦ «Янги технологиялар» при Государственном налоговом комитете. Цели ее применения пользователю предлагается выбрать при заполнении заявки на получение. Однако в этом перечне нет такого пункта, как оформление доверенности. Предлагаются варианты:

  • для получения госуслуг;
  • обращений;
  • электронной коммерции.

К какому пункту отнести оформление электронной доверенности, непонятно. Нормативных документов, в которых бы рассматривался этот момент, тоже нет.

Следовательно, подпись доверенного лица на доверенности, оформленная с применением ЭЦП, вызывает небезосновательное сомнение в плане ее легитимности.

Когда принимается новый закон, во все нормативно-правовые акты вносятся поправки. Однако в о порядке выдачи доверенностей их не внесли. На встречах с ответственными сотрудниками Минфина, ГНК и Минюста предприниматели неоднократно говорили о том, что в Положении нужно прописать требования к форме, учету электронных доверенностей, особенности работы с ними, ответственность должностных лиц и доверенного лица.

Законодательство об электронном документообороте слишком общее и в нем нет ответов на многие вопросы, касающиеся подписи доверенного лица на получение ТМЦ по электронной доверенности. В «Об электронной цифровой подписи» говорится, что за правовые последствия ее применения полную ответственность несет владелец ЭЦП. Причем опровергнуть юридическую правомочность электронного ключа довольно сложно.

Бухгалтер, признавая электронную доверенность, остается практически не защищенным, если контрагент окажется недобропорядочным или у контролирующих органов появятся вопросы».
Вопрос применения электронной доверенности не урегулирован

Абдугани МУХАМЕДБАЕВ, директор ОНК ООО «Арбитражный дом Мухамедбаева»:

– «Электронные доверенности в том виде, в котором их предлагают операторы электронного документооборота, способствуют возникновению риска как для бухгалтера, так и для предприятия в целом.

Доверенность не только удостоверяет право личности на получение ТМЦ и идентифицирует его подпись, но и свидетельствует об исполнении обязательств поставщика/продавца в интересах контрагента, выдавшего доверенность.

Момент приема-передачи ТМЦ отличается рядом процедур, и идентичность подписи получателя на товароотгрузочном документе и доверенности свидетельствует о том, что контрагент получил ценности в надлежащем количестве, ассортименте, в исправной упаковке/таре, а в отдельных случаях и надлежащего качества.

Если между сторонами сделки не возникает спор, то все хорошо, о существующих недостатках, несоответствии электронной доверенности действующей нормативной базе никто не вспомнит. Но допустим ситуацию: между контрагентами возник спор. Он может возникнуть как по количеству отгруженного ТМЦ, так и по ассортименту, пересортице, состоянии упаковки и т.п.

В большинстве хозяйственных споров мы прилагаем к исковому заявлению документы по сделке, в том числе – доверенность и документ, удостоверяющий отгрузку ТМЦ. В такого рода спорах важным свидетельством является доверенность. Суд исследует не только правомерность этого документа, но и надлежащее исполнение обязательства поставщиком в интересах своего контрагента. В этом случае важным моментом является идентичность подписи на этих документах.

В свою очередь стороны спора в обоснование исполнения своих обязательств либо их неисполнения контрагентом также оперируют этим моментом. Отсутствие идентичности подписей может стать основанием для признания того, что сторона не получала товар, или поставить под сомнение факт получения.

Но как быть, если доверенность подписана ЭЦП, а товароотгрузочный документ – собственноручной подписью получателя? Или – оба документа создавались и подписывались при помощи гаджетов? Тем более учитывая практику применения электронных цифровых подписей, когда одной ЭЦП пользуются несколько сотрудников компании.

Не нужно забывать и то, что есть личности, из-за которых у нас есть Уголовный кодекс и Кодекс об административной ответственности.

Прежде чем переходить на электронную доверенность, нужно решить правовые и технические проблемы ее существования. Особенности ее применения должны быть прописаны в Положении о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска по доверенности.

Отдельный вопрос – легитимность применения ЭЦП при подписании электронной доверенности. Нормативный акт, регулирующий порядок применения ЭЦП, не содержит положений о возможности ее использования в хозяйственных операциях при заключении и исполнении сделок. В частности – возможности подписания ею электронных доверенностей.

Есть целый ряд нерешенных технических проблем. Электронная доверенность не должна создавать сложности при ее применении, должны реально работать системы защиты от подделок и несанкционированного доступа. При этом система электронного документооборота должна учитывать все особенности гражданского оборота.

Пока не решены вопросы нормативного характера и все технические проблемы, человек, обязанный присутствовать лично при получении ТМЦ, должен ставить свою подпись собственноручно – как в доверенности, так и в товароотгрузочном документе.

Уважаемым предпринимателям и бухгалтерам хочу напомнить о принципе консервативности в учете, а также должной осмотрительности, которые нам вменяет Налоговый кодекс, вступивший в силу с января 2020 года «.
Электронная доверенность обладает достаточной юридической силой

Альберт САФИН, юрист, эксперт «Нормы»:

– «Да, в законодательстве имеется некоторая коллизия. В о порядке выдачи доверенностей указано, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое предприятием доверенному лицу для получения товарно-материальных ценностей от поставщиков . Но в то же время доверенности на получение ТМЦ оформляются по усмотрению предприятия либо по установленной форме . Т.е. никто не ограничивает право предприятия оформить доверенность в электронном виде. Небольшое противоречие, что доверенность – это письменное уполномочие, объясняется тем, что Положение утверждено в 2003 году и в тот момент электронный документооборот не предполагался.

Электронная доверенность может быть таким же полноценным участником ЭДО, если оформлена по правилам и Закона «Об электронном документообороте». И в этом случае она будет обладать юридической силой, как и бумажная доверенность «.

В любом случае необходимо руководствоваться иерархией НПА, где «Об электронном документообороте» стоит выше ведомственного акта. А так как нигде для доверенности не предусмотрен прямой запрет на оформление в электронном виде, соответственно, это возможно.

Совершенно другой вопрос заключается в том, что ведение бумажных доверенностей – это многолетняя привычка, от которой не всем легко отказаться. Точно так же, несмотря на практически повсеместную отмену проставления печати, все продолжают по привычке ее везде ставить.

Поэтому оформление электронной доверенности не является противоречием, она обладает юридической силой и является полноценным документом. Использовать в работе электронную доверенность – не обязанность, а право любого предприятия и более удобный способ документооборота».

***

Резюмируем:

Как всегда в ситуации с нормативной недоурегулированностью вопрос о том, в какой форме выписывать доверенность, дублировать ли электронную – бумажной, признавать ли электронную доверенность, с которой пришел представитель вашего контрагента, – решать исключительно вам.

Вместе с тем очевидно, что настала пора пересмотреть нормативно-правовые акты и четко прописать в них правила оформления и обращения электронных доверенностей, устранив при этом все коллизии и недочеты.

Олег ГАЕВОЙ

Доверенность в электронном виде

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *