— Нужно ли сообщать работнику о дате начала отпуска по графику.
— За сколько дней выдать отпускные.
— Как предоставить отпуск за прошлый год.
— Можно ли уволить отпускника.

Приближается сезон отпусков. В это время редакция традиционно получает много вопросов об отпусках. Ответим на самые частые из них.

Уведомлять ли работника об отпуске по графику

По графику работник скоро должен уйти в отпуск. Нужно ли ему напоминать об этом?
Н.Груздева, бухгалтер

Напомнить о начале ежегодного оплачиваемого отпуска нужно. Сделать это необходимо не позднее чем за две недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как напомнить о приближении отпуска

Известить работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска нужно под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). В каком документе он должен расписаться, Трудовой кодекс не уточняет.
В таблице перечислены различные документы, с помощью которых можно уведомить работника о начале отпуска. Использование любого из этих документов для уведомления правомерно, поскольку формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно (п. 4 Письма Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 и Письма Роструда от 12.07.2012 N ПГ/5244-6-1, от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Таблица

Варианты извещения работников о начале отпуска

Наименование документа

Момент составления

Индивидуальное уведомление о предстоящем отпуске

Не позднее чем за две недели до начала отпуска

Приказ о предоставлении отпуска

Лист (ведомость) ознакомления — приложение к графику отпусков

Не позднее чем за две недели до начала календарного года

График отпусков. Специальная графа для подписи работников

Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска

Если вовремя не сообщить работнику под роспись о дате начала отпуска, может быть наложен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
— на компанию в сумме от 30 000 до 50 000 руб.;
— на руководителя — от 1000 до 5000 руб. В качестве альтернативы к руководителю может применяться наказание в виде предупреждения.
Это подтверждает и судебная практика (Постановление Верховного Суда РФ от 31.07.2009 N 18-АД09-8).

В каких днях измерить срок для выплаты отпускных

Известно, что отпускные нужно выплатить за три дня до начала отпуска. Но какие это дни — рабочие или календарные?
Н.Колбасова, бухгалтер по расчету зарплаты

Вы правы, выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Но здесь не говорится, какие это дни — рабочие или календарные.
По этому вопросу есть разъяснения специалистов. Минимальный срок для выплаты отпускных нужно определять в календарных днях (Письма Роструда от 21.12.2011 N 3707-6-1 и от 30.07.2014 N 1693-6-1, Информация Минтруда России от 16.06.2014).
Обратите внимание: в календарные дни включаются в том числе и нерабочие (выходные и праздничные) дни (ч. 3 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Если день выплаты отпускных совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, выплачивать их нужно накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).

Пример 1. День выплаты отпускных
Работник уходит в отпуск 14 мая 2015 г. Когда нужно выплатить ему отпускные?
Решение. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня. Этот срок выпадает на 11 мая 2015 г. — нерабочий день (в связи с переносом выходного дня согласно ч. 2 ст. 112 ТК РФ). Следовательно, срок сдвигается назад до ближайшего рабочего дня. В данной ситуации отпускные нужно выплатить не позднее 8 мая 2015 г.

Если выплатить отпускные работнику позже установленного трудовым законодательством срока, он вправе написать заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на более поздний срок. В этом случае работодатель будет обязан перенести начало отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Вместе с тем никто не запрещает выплачивать отпускные ранее установленного срока. В ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса говорится о минимальном сроке их выплаты. Например, отпускные нужно выплатить в пятницу. Бухгалтер может выдать их еще раньше — в четверг (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Как делить отпуск

Наша работница хочет разделить отпуск на четыре части, по семь дней каждая. Ей так удобно проводить с ребенком школьные каникулы.

О форме Т-6 приказа на отпуск: порядок заполнения, образец

Начальник отдела не возражает. А я сомневаюсь, допустимо ли это?
О.Лукьянова, бухгалтер

Такое деление ежегодного отпуска недопустимо.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Для этого нужно согласие работника и работодателя. Но одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Несмотря на доводы работника, эту часть отпуска дробить нельзя.

Как делить остаток отпуска

На сколько частей можно разделить оставшийся отпуск, Трудовой кодекс не поясняет. Также не определена минимальная продолжительность каждой части оставшегося отпуска. Эти дни работник может использовать по своему усмотрению и по согласованию с работодателем.
Очевидно, что брать отпуск 14 раз по одному дню нецелесообразно. За короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы. Но такой вариант не запрещен.

Какие права есть у работодателя

При решении вопроса о делении отпуска на части руководитель компании принимает во внимание:
— положения ст. 125 Трудового кодекса. В ней установлены правила деления отпуска на части;
— пожелания работника;
— производственную ситуацию.
Если руководитель не согласен, чтобы работник делил отпуск на части, сотруднику придется отгулять его целиком. Однако работник может предложить другой способ деления отпуска на части. Возможно, он устроит обе стороны.

Что не может делать работодатель

Работодатель не вправе:
— самостоятельно решать вопрос о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска работника на части;
— устанавливать без согласия работника продолжительность частей ежегодного оплачиваемого отпуска;
— требовать включения в ежегодный оплачиваемый отпуск выходных дней (Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1).
Все эти вопросы могут быть решены только по соглашению сторон трудового договора.

Какой отпуск предоставить раньше:за прошлый год или за текущий

Работник не ходил в ежегодный отпуск два года. Теперь задумался, как использовать свои отпуска: сразу оба, каждый по частям, в какой последовательности.
Есть ли какие-то ограничения по предоставлению отпуска за прошлый год? Нужно ли было его запланировать в графике отпусков? А если мы этого не сделали?
Р.Федорцова, заместитель главного бухгалтера

Соблюдать хронологическую последовательность рабочих периодов, за которые предоставляются отпуска, не обязательно (Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0). Не использованные работником отпуска могут быть предоставлены (Письмо Роструда от 08.06.2007 N 1921-6):
— либо в любое время по соглашению сторон;
— либо по графику отпусков на очередной календарный год.
На практике чаще применяют первый вариант.

Примечание. Нельзя не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Пример 2. Отпуск за два года
Работнику положен отпуск (56 календ. дн.) за два рабочих года:
— 20.08.2013 — 19.08.2014;
— 20.08.2014 — 19.08.2015.
В заявлении работник написал, что просит предоставить отпуск с 1 июля 2015 г. продолжительностью 56 календарных дней. Руководитель согласился — поставил на заявлении визу о согласии.
Компания оформляет приказ о предоставлении отпуска по форме N Т-6. Как правильно заполнить графу "за период работы"?
Решение. В графе "за период работы" будут указаны два рабочих года. Фрагмент приказа приведен ниже.

Образец

Фрагмент приказа об отпуске

20 августа 13 19 августа 14
за период работы с "—" ——— 20— г. по "—" ——— 20— г.
20 августа 14 19 августа 15
за период работы с "—" ——— 20— г. по "—" ——— 20— г.

Примечание. Форма приказа на отпуск
Приказ о предоставлении отпуска может быть составлен:
— по унифицированной форме N Т-6 (Т-6а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
— в произвольной форме.

Возможен и другой вариант. Работник хочет использовать свои отпуска частями. В заявлении он может предложить порядок предоставления ему отпусков в текущем году.
Например, "с 5 мая 2015 г. продолжительностью 15 календарных дней, с 21 июня продолжительностью 41 календарный день". Руководитель завизирует заявление. Это будет означать, что стороны достигли согласия по данному вопросу.
По причинам производственного характера руководитель может и не согласиться.
В этом случае отпуска будут предоставлены в следующем порядке:
— отпуск за текущий рабочий год — в срок, установленный графиком отпусков;
— отпуск за прошлый рабочий год — в срок, согласованный сторонами трудового договора.
Обратите внимание: для предоставления каждой части отпуска удобнее издать отдельный приказ. Для каждой части отпуска в бухгалтерии будет отдельный комплект документов, отдельный расчет отпускных.

Как указывать рабочий год в приказе о предоставлении отпуска авансом

Работник устроился в нашу компанию 10 ноября 2014 г. В ежегодный оплачиваемый отпуск он уходит с 5 мая 2015 г. на 14 календарных дней. Как указать период, за который предоставляется отпуск, — год или шесть месяцев?
Н.Полякова, делопроизводитель

В приказе следует указать рабочий год, за который работнику предоставляется ежегодный отпуск.
Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый рабочий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ).
Рабочий год составляет 12 полных месяцев со дня приема сотрудника на работу (Письма Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1 и от 14.06.2012 N 853-6-1).
В приведенной ситуации отсчет рабочего года начинается с 10 ноября 2014 г. и заканчивается 9 ноября 2015 г.
Если компания использует унифицированную форму N Т-6 или N Т-6а, в графе "за период работы" нужно так и написать: "с 10 ноября 2014 г. по 9 ноября 2015 г." (Письмо Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1).

Можно ли продлить отпуск, если заболел ребенок работника

Нужно ли продлить ежегодный оплачиваемый отпуск, если у работницы во время ее ежегодного оплачиваемого отпуска заболел ребенок?
А.Рыльцева, начальник планового отдела

Ответ на этот вопрос зависит от того, что написано в локальных нормативных актах компании.
По Трудовому кодексу продлить или перенести отпуск можно (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
— в связи с временной нетрудоспособностью самого работника в период отпуска;
— выполнением во время отпуска государственных обязанностей, если для этого работника нужно освободить от работы (например, исполнение обязанностей присяжного заседателя, призыв на военные сборы);
— в других случаях, установленных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
В этом перечне нет болезни ребенка. Но сам перечень не закрыт.
Работодатель вправе установить другие случаи (основания) продления ежегодного оплачиваемого отпуска, например заболевание члена семьи работника (Письмо Роструда от 01.06.2012 N ПГ/4629-6-1).
Если это не предусмотрено локальным нормативным актом, продлить отпуск по данному основанию нельзя (Определение Верховного Суда РФ от 28.02.2013 N АПЛ13-18, Решение Верховного Суда РФ от 03.12.2012 N АКПИ12-1459).
Если же данная причина продления отпуска указана, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, положении об отпусках или в коллективном договоре, ежегодный оплачиваемый отпуск работника должен быть продлен.

Можно ли уволить работника в отпуске

Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию и ушел в отпуск. Дата увольнения пришлась на отпускной день. Можно ли уволить работника?
Р.Лотт, инспектор по кадрам

Уволить по собственному желанию работника в отпуске можно. Нельзя уволить отпускника по инициативе работодателя (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Сам работник может уволиться по собственному желанию в любой момент, во время любого отпуска:
— ежегодного оплачиваемого (основного и дополнительного);
— без сохранения заработной платы;
— по уходу за ребенком и т.п.
Не имеет значения, что дата увольнения наступит раньше даты окончания отпуска, например, когда:
— работник заранее предупредил об увольнении (по общему правилу — за две недели);
— по согласованию с работодателем работник увольняется до истечения срока предупреждения.
Данный вывод подтверждается разъяснениями специалистов Роструда (Письмо от 05.09.2006 N 1551-6).

Оформление заявления и приказа о предоставлении отпуска

Доказано, что отдохнувший работник намного ценнее уставшего и изможденного.

Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск

Однако перед тем, как паковать чемоданы и отправляться в долгожданный отпуск, его необходимо документально оформить.

Статьей 149 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) предусмотрено, что работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных ТК. Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы (в случаях, предусмотренных ТК). Процедура предоставления отпуска сопряжена с оформлением документов, фиксирующих юридически значимое действие.

Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым приказом (указание) нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза. Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания приказа о предоставлении отпуска. В этом случае нет необходимости в письменном заявлении работника. Визы ознакомления, проставленные работником на графике трудовых отпусков, а также приказе о предоставлении отпуска будут одним из вариантов письменного выражения согласия работника с условиями и сроками предоставления отпуска. Порядок составления графика отпусков подробно изложен в журнале "Кадровик. Управление персоналом" № 12 за декабрь 2007 года, с. 74.

Однако может возникнуть ситуация, когда работнику нужно будет составить заявление: при переносе трудового отпуска, замене его денежной компенсацией, разделении на части и иные обстоятельства, предусмотренные законодательством.

Составление заявления также необходимо при предоставлении социальных отпусков (по беременности и родам, по уходу за детьми, в связи с обучением, по уважительным причинам личного и семейного характера). Сроки их предоставления в графике трудовых отпусков не определяются.

Заявление о предоставлении отпуска содержит следующие основные блоки информации:

1) наименование структурного подразделения, в котором работает автор заявления (в данном случае — работник);

2) название вида документа ("ЗАЯВЛЕНИЕ");

3) адресат (т.е. должностное лицо, которому адресуется заявление);

4) дата подписания заявления;

5) регистрационный индекс;

6) текст;

7) подпись заявителя;

8) визы;

9) резолюция.

Заявления можно оформлять на чистых листах бумаги формата А4 или А5.

Оформлять заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера (печатной машинки). Однако, независимо от способа оформления работник должен собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату.

Заявления о предоставлении отпуска регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации составляется большое количество таких заявлений, то для их регистрации можно завести отдельный журнал. После регистрации на заявлении проставляется его регистрационный номер (индекс).

Согласно ТК отпуск работнику предоставляется уполномоченным должностным лицом (руководителем организации или его заместителем), поэтому заявление адресуется на имя этого лица. Адресат, располагаемый в правом верхнем углу, содержит указание на должность руководителя, включая наименование организации, его фамилию и инициалы в дательном падеже.

Текст заявления включает указание на вид отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск и его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в его тексте указывается причина (основание).

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Образец оформления заявления о предоставлении трудового отпуска:

Отдел документоведения Директору ООО "ХХХ"

Иванову А.А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

17.03.2008 № 19

Прошу предоставить мне трудовой отпуск на 24 календарных дня с 20.03.2008.

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами организации, т.е. проходит внутреннее согласование. В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. При этом слова "Виза" или "СОГЛАСОВАНО" не пишутся:

Начальник отдела кадров

Трудовая К.О. Трудовая

Визы располагаются ниже подписи заявителя слева.

Подписанное и завизированное заявление передается руководителю или иному уполномоченному должностному лицу для наложения резолюции.

В резолюции отражается решение руководителя о предоставлении отпуска, а также, при необходимости, детализируются условия его предоставления. В резолюции руководителя может корректироваться продолжительность отпуска, указанная работником в заявлении. Так, согласно ст. 212 ТК, работникам, допущенным к вступительным испытаниям при приеме в учреждения, обеспечивающие получение среднего специального образования, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не менее 7 календарных дней, а в учреждения, обеспечивающие получение высшего образования, — не менее 12 календарных дней, не считая времени на проезд к месту нахождения учреждения образования и обратно. Если, например, для сдачи вступительных экзаменов в своем заявлении работник просит предоставить ему отпуск на 30 календарных дней, наниматель вправе предоставить ему отпуск меньшей продолжительности, конкретизировав эту продолжительность в своей резолюции:

Подготовить приказ о предоставлении

отпуска с 25.03.2008 на 18 календарных дней.

Иванов

17.03.2008 г.

Резолюция должна быть конкретной и понятной исполнителю и не должна повторять содержание документа. Не допускается использование "кратких" резолюций типа "Разрешаю", "Согласен".

Резолюция располагается между адресатом и текстом заявления, а при отсутствии достаточного места — на любом свободном месте лицевой стороны первого листа документа. Оформление резолюции на оборотной стороне, на полях заявления или поверх его текста не допускается.

После проставления резолюции заявление направляется исполнителю для подготовки приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.

ПРАВИЛА К ОФОРМЛЕНИЮ ЗАЯВЛЕНИЯ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Правила к оформлению закреплены в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методических указаний по практическому применению СТБ, Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

Срок хранения заявления о предоставления отпуска установлен в 1 год, согласно п. 245 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (далее — Перечень 2007).

Необходимость составления приказа о предоставлении отпуска обусловлена требованиями ст. 152 ТК "Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом".

При подготовке приказа о предоставлении отпуска следует помнить, что согласно ст. 169 ТК, наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее, чем за 15 календарных дней. При этом работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно. Соответственно, приказ должен быть издан и работник ознакомлен с ним не позднее этого срока.

Приказ о предоставлении отпуска относится к группе приказов по личному составу. При подготовке такого приказа может применяться общий бланк или специальный бланк (бланк приказа). В соответствии с Примерной Инструкцией по делопроизводству 1 изготавливать специальный бланк целесообразно в том случае, если документов соответствующего вида в организации издается более 200 в год.

Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса впечатывается название этого вида документа ("ЗАГАД", "ПРИКАЗ"). Название вида документа в кавычки не заключается и печатается без разрядки (пробелов между буквами).

К приказу составляется заголовок, кратко отражающий содержание документа.

Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы:

О предоставлении трудового отпуска Дмитриеву Д.К.

Если приказ касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не перечисляются:

О предоставлении трудовых отпусков

В случае издания сложного по содержанию приказа по личному составу, в котором фиксируется сразу несколько распорядительных действий (предоставление трудового отпуска одному работнику, командирование другого и отзыв из отпуска третьего), заголовок к приказу оформляется обобщенно:

По личному составу

Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

Предоставление отпуска: пошаговая процедура

Дата приказа на отпуск

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *